Automatyzacja i AI w Biznesie i Marketingu: Automatyzacje w mailu

0:00W tej lekcji opowiem Ci jak dzięki automatyzacją i doborze odpowiednich

0:03narzędzi możesz dobrze i efektywnie pracować z mailem.

0:07Chcę Ci pokazać aktualnie dwa narzędzia, które bardzo osobiście polecam

0:11do tego, aby korzystać z maila.

0:13Jest to narzędzie Spark, z którego sam korzystam tak jak widzisz

0:16aktualnie na ekranie.

0:18Sam mam zrobione na mailu Inbox Zero, co z kolei bardzo, bardzo

0:24polecam, żeby zachować, żeby każde każdego maila albo odpowiednio odpowiedzieć, albo

0:29zrobić z niego zadanie, albo po prostu przesłać komuś, komu jest potrzebny,

0:34a nie trzymać tych maili i gromadzić.

0:35I polecam bardzo archiwizować.

0:37Drugim polecanym narzędziem jest narzędzie SuperHuman.

0:40Tutaj akurat na łamach Webba często pojawiało się to narzędzie.

0:45Ja akurat nie korzystam.

0:46Wygodny jest bardzo dla mnie Spark też.

0:48Możliwe jest też jest aspekt tego, że rzeczywiście Superhuman rzeczywiście

0:53cenowo wychodzi troszeczkę drożej.

0:56Jednak też polecam korzystać z tego narzędzia.

0:59Spark można już korzystać właściwie za darmo, więc to jest taki jedyny aspekt.

1:04Oczywiście w ramach Sparka polecam wykorzystywanie jak we wszystkich

1:08narzędziach, z których korzystacie, znaleźć jakie są skróty klawiszowe.

1:13Czyli tak jak widzicie kliknąłem sobie aktualnie Command-K i widzimy aktualnie

1:17wszystkie możliwości, że możemy zmienić layout.

1:20Możemy się skontaktować z twórcami aplikacji, stworzyć

1:24folder, przypiąć to, oddać do do, po prostu do odtworzenia, później

1:30schować home screen, pokazać i tak właściwie wiele, wiele innych opcji.

1:33Możemy oczywiście używać też skrótów klawiszowych, czyli na przykład Command-C

1:37kliknąć, to otworzy nam się nowy mail. Tak właściwie.

1:41I w tym momencie, tak jak widzicie, możemy sobie stworzyć nowego maila, więc tutaj

1:45już jest zależne tak właściwie od tego, jak będzie szybko, efektywnie.

1:48Jeżeli mamy jakiegoś konkretnego maila, klikamy jeden skrót klawiszowy, na

1:51przykład CommandR i już w tym momencie automatycznie tworzy nam się odpowiedź

1:54i piszemy maila do tej odpowiedzi.

1:56Więc bardzo ważne, żebyście poznali skróty klawiszowe narzędzi, których używacie.

2:01To są takie podstawy.

2:02Teraz przejdźmy do możliwości, jakie daje nam automatyzację,

2:06jakie daje nam make w kontekście maili.

2:08Jak wygląda podłączenie w ogóle do Mac'a?

2:11Mamy dwie drogi.

2:12Albo używacie jakieś aplikacji natywnej?

2:15Możemy użyć natywnych aplikacji takich jak Gmail, czyli Gmail i albo.

2:22W takim razie jak mamy używamy Microsoftu to możemy Microsoft email

2:25tak samo skorzystać z tego.

2:28To jest pierwszy sposób i zaraz Wam pokażę jak to wygląda.

2:31Akurat prościej, prosto w kontekście Gmaila, czyli klikamy Gmail, na przykład

2:36Watch emails, wybieramy sobie, dodajemy sobie nowe konto et web game singing

2:42with Google, wybieramy odpowiednie konto.

2:49Klikamy dalej.

2:50Oczywiście zezwalamy.

2:55I już mamy podpiętego Gmaila do tego, aby dalej z niego korzystać.

3:00Kwestia jest taka, że jeżeli macie na przykład w mailach o VH.

3:04Macie maila w nazwie w home, to już Wam pokazuje jak może jak może

3:08wyglądać podłączenie do Maka.

3:11Robimy sobie moduł SMTP.

3:15Czyli po prostu maila.

3:16I tutaj tak jak widzicie mamy watch email, create draft, usuwanie

3:21maili, wysyłanie maili.

3:22Więc teraz chcemy odczytywać maile.

3:25Klikamy sobie dodanie nowego maila.

3:27Bierzemy sobie nie Google, nie Microsoft, tylko inne czyli ImaP.

3:31I teraz jak sprawdzić jak podłączyć Waszego danego maila?

3:34Wpisujecie swojego dostawcę, czyli na przykład nazwa.

3:38Wpisujemy sobie ImaP.

3:40Wybieramy sobie parametry podstawowe.

3:44Mamy tutaj wszystko podane jak to wygląda.

3:47Czyli mamy nazwę użytkownika, hasło.

3:50Dobrze, ale my potrzebujemy tak właściwie jak to wygląda?

3:53Czyli mamy adres, serwery, adres serwera poczty przychodzącej i możemy go znaleźć

3:58w CloudHostingPanel w prawym górnym rogu.

4:01Czyli na przykład będzie serwer. 1 2 3 4 5.

4:03Nazwa.

4:04Czyli bierzemy to wrzucamy tutaj EmailProvider jeszcze adder

4:09mamy i Mapserver, czyli przekopiowujemy sobie taki jaki macie

4:12odpowiednio serwer i map.

4:15Następnie bierzemy sobie w protokole ImaP 993 czyli 1093.

4:24Następnie mamy to są poczty wychodzącej to zaraz się tym zajmiemy

4:31i metoda uwierzytelniania czyli to jest normalne hasło SSL, TSL normalne hasło.

4:36Czyli tak właściwie używamy TSL, tak?

4:38Wpisujemy swoją nazwę użytkownika i wpisujemy hasło.

4:41I w taki sposób oto autoryzujemy się po prostu do poczty przychodzącej.

4:45Ale jak mamy ImaP, no to jak mówiłem o SMTP to potrzebujemy

4:49jeszcze maili wychodzących.

4:51Czyli jeżeli my chcemy, jeżeli chcemy wysłać maila to wybieramy sobie Send

4:56email i tutaj dodajemy znowu konto.

4:58Wybieramy other SMTP, wybieramy znowu other i tak samo wybieramy Email address.

5:03Wpisujemy nasz.

5:04Wybieramy SMTP server czyli poczty wychodzącej.

5:07Czyli wróćmy do tego.

5:08Adres serwera poczty wychodzącej.

5:10Znowu możecie znaleźć to w swoim panelu.

5:12Czyli znowu bierzemy ten przykład, ale wybierzecie go ze swojego panelu.

5:16Wklejamy go tutaj.

5:17Sprawdzamy jaki jest port 465.

5:21Wracamy, czyli 465.

5:23Tutaj mamy e-mail, używamy TSL, wpisujemy znowu hasło i login.

5:29Więc teraz tak to wygląda.

5:30Weźmy dla przykładu jeszcze Home.

5:32Wpiszmy sobie home SMTP.

5:34Najprościej polecam.

5:35Gdzie znajdę serwery Imap SMTP?

5:38Klikamy w to wyświetla nam się i tutaj już widzę, że

5:43mamy konkretnie przykład nawet na screenach jak możecie wejść do swojego

5:46panelu klienta w hełmie znaleźć.

5:49O widzicie tak właściwie SMTP i ImaP, odpowiednie porty, porty SSL jeżeli

5:53chcecie używać właśnie szyfrowania i już tutaj wszystkie rzeczy po prostu

5:57kopiujecie, wklejacie tak jak wam tutaj pokazywałem do tego makra i już możecie

6:01korzystać z poczty tak jak ja zaraz będę korzystał z Gmaila.

6:05Czyli tak jak widzicie mamy Gmaila.

6:07Tutaj możemy korzystać z konkretnych folderów jakie mamy.

6:09Oczywiście w SMTP i mapie też możecie wykorzystywać foldery jak

6:13podłączyć się do swoich poczty.

6:14Tak jak widzicie tutaj możemy skorzystać z tego, więc wybierzmy akurat Inbox.

6:20Tutaj możemy z prostych kryteriów skorzystać.

6:22Czyli albo wszystkie maile, wszystkie nieodczytane, wszystkie nieprzeczytane i

6:26odczytane, albo możemy korzystać z Gmail filtrów.

6:29I tutaj warto zapoznać się z tym, ponieważ tak jak widzicie tutaj możemy bardzo,

6:33bardzo specyficznie dobrać filtry, czyli od kogo do kogo, kto był w CC oraz

6:38wszystkie inne możliwości filtrowania.

6:40To jest naprawdę bardzo, bardzo duży wybór i bardzo polecam się z tym zapoznać.

6:45Więc tak, tutaj możemy sobie skorzystać z query.

6:47Ja na razie to zostawię tak właściwie wezmę sobie simple

6:51wszystkie maile, klikamy ok.

6:53Możemy sobie tutaj zrobić jakąś maksymalną liczbę 100 tak właściwie.

6:57I wybrać tutaj sobie, od której specyficznej daty chcemy

7:00zacząć czy od teraz?

7:01Czyli będą to tylko maile, które będą zaczytywane od teraz,

7:04odkąd ruszy automatyzacja?

7:06Ja chciałbym sobie zaczynać wszystkie maile.

7:07Klikamy OK.

7:11I tak jak widzicie dał nam wynik wszystkich tutaj akurat zaczytanych maili.

7:15I tutaj jest oczywiście od razu tekst.

7:17Jaki jest tekst?

7:19Tutaj jest HTML, kontekst jaki jest zaczytany oraz wszystkie inne dane.

7:23Kiedy to przyszło? Kto był w headerze, kto wysłał to do kogo?

7:28Kto był w CC?

7:29Wszystkie po prostu informacje, które są o tym danym mailu.

7:32I teraz dla przykładu chcę Wam pokazać właśnie jak może odbyć się

7:36porządkowanie tych maili.

7:37Czyli mamy nasze maile.

7:40Skorzystajmy teraz z modelu OpenAI.

7:42Bierzemy sobie zwykłe zapytanie.

7:45Używamy modelu GPT.

7:47Bierzemy sobie GPT czwórkę.

7:49Dajemy GPT zadanie, żeby stwierdził, czy to jest kategoria faktury, czy to nie jest

7:53kategoria faktury, więc dajmy mu zapytanie.

7:57Dopasuj kategorie.

8:01Kategorie maila na podstawie tekstowej.

8:09TEKSTOWEJ. Treści.

8:12Kategorie.

8:14Faktura.

8:16Inne.

8:18Odpowiedz w formacie Macie JSON.

8:29Przykład.

8:33Kategoria.

8:37Tutaj.

8:37A jak sobie zamkniemy nie tutaj, tylko tutaj poprawnie zamkniemy.

8:42I tu jest kategoria.

8:47Dobra, tu sobie fakturę jeszcze poprawimy z małej litery.

8:50I w sumie możemy jeszcze skorzystać, to warto jeszcze z tego korzystać,

8:55że jeżeli mamy GPT Turbo na razie to jest jeszcze preview, to możemy sobie

8:59skorzystać z takiej możliwości jak Response Format to będzie JSON object,

9:05więc teraz sprawdźmy czy tam zaczyta i czy stwierdzić, że to są faktury.

9:10Ok, czyli aktualnie nam zaczęły od teraz domyślnie.

9:14Czyli jeżeli chcemy testować to musimy tutaj sobie zmienić.

9:16To jest bardzo ważna kwestia, więc czytajmy jeszcze raz maile.

9:23Ok, zaczytało i teraz po kolei będzie tak właściwie sprawdzać i zobaczymy

9:27jak nam dało odpowiedź. Message.

9:29Kategoria Inne.

9:30I tak po kolei będzie nam sprawdzało. Kategorie.

9:34Czy to są inne message? I tak właściwie inne?

9:37Ja chyba nie mam żadnych faktur, więc zaraz wrzucę w sumie jakąś wiadomość do

9:42siebie, żeby to było zobaczyć, że to jest faktura.

9:46Teraz tak jak widzicie specjalnie użyłem tego, żeby to zaczytywało jako JSON, bo

9:52teraz nie będziemy mieli problem z przyporządkowaniem filtrów.

9:55Następnie po tym wykorzystujemy taki model jak taki moduł jak JSON.

9:59Wybieramy sobie robimy parse JSON, następnie wrzucamy choices

10:07message i tą konkretną wiadomość i puśćmy sobie jeszcze raz

10:11i zobaczmy jak nam wyjdzie.

10:13Dobrze, znowu.

10:14Tak jak Wam mówiłem, musimy zmienić kategorię Where to start.

10:18Klikamy OK, żeby nam się czytało.

10:24I tak jak widzicie po kolei wpadają nam już odpowiedzi.

10:27Kategoria Inne.

10:28Tutaj akurat był pusty, więc to musimy zabezpieczyć się, żeby nie

10:31wdawał nam od pustego output'u.

10:34A był pusty po prostu, bo jeszcze nie doszło do końca.

10:36Dobra. I tak jak widzicie inne inne.

10:40Tutaj jest akurat pusty.

10:41Inne i inne.

10:44Dobra, czyli tutaj musimy zabezpieczyć się, że to by było,

10:47Żeby to nie było puste.

10:48I teraz tak właściwie stworzyłem te wszystkie fasony, czyli te wszystkie

10:52kategorie do tego, aby nie dopuścić, że wszystkie maile, bez które nie są

10:56przesyłaniem faktury, nie przechodziły dalej.

10:58Czyli tutaj bierzemy sobie znowu rate attachment z Gmaila, bierzemy

11:03sobie Source Module, tak? Jedynka.

11:04I tutaj wybieramy sobie, że to jest kategoria equal to faktura.

11:11Klikamy OK.

11:12I żeby tak właściwie tutaj przeliterowało nam wszystkie jakie mamy maile, żeby

11:17przeliterowało nam jakie wszystkie mamy attachmenty, które następnie mają trafić

11:22do naszego Google Drive bądź innego drive'a.

11:25Jak macie to jest OneDrive. Czy to jest iCloud?

11:27To ma trafić do odpowiedniego waszego drive'a.

11:30Czyli już tutaj bierzemy upload file, bierzemy sobie nasze konto, które

11:34mieliśmy przypisane wcześniej.

11:37Tutaj wybieramy sobie z listy najprościej jakie chcemy, jakie lokalizacji

11:41wybieramy sobie, jaką to będzie kategorie.

11:43Ja sobie wybieram akurat bezpośrednio, żeby nam zapisywało i od razu

11:46mamy gotowy plik z tego e-maila. Klikamy ok.

11:51Zmień. Czy to start?

11:54All email.

11:55Ja teraz sobie przygotuję jednego maila, którego wyślę do siebie,

11:57który będzie z fakturą.

11:59Jak widzicie przeszło nam wszystko.

12:01Jednakże zapomnieliśmy.

12:03Nie dodałem tutaj w roli użytkownika treści maila.

12:08Więc ważne jest to, żeby dodać treść do tego maila.

12:11Klikamy OK i możemy już spokojnie tak właściwie puszczać to i przetestować

12:17sobie, czy rzeczywiście nam znajdzie.

12:19Oczywiście znowu sobie klikniemy, to start od teraz nam zrobi.

12:23Czyli jeżeli by były jakieś nowe najnowsze maile

12:26i puszczamy to przez AI, a następnie JSON, gmail iteruje wszystkie

12:31jakie mamy przygotowane maile.

12:34I tak jak widzicie nasz proces przebiegł pozytywnie, znalazło jedną fakturę.

12:38Zaraz sobie przejrzymy jaki to jest mail mail 18, więc sprawdźmy

12:43sobie jak wyglądał ten mail.

12:45mamy treść maila.

12:47Treść maila 18 nie 17, tylko treść maila.

12:4918 Czyli mamy tekst. Przesyłam fakturę.

12:53Pozdrawiam. Znalazłem, że to jest faktura.

12:54Przyporządkowało nam, wzieło nam odpowiedni plik i zaczytał nam ten plik.

12:59Dobra, więc teraz sprawdźmy jak wygląda ta faktura.

13:02Czy nam się odpowiednio zaczytało? Sprawdzamy to.

13:04I tak jak widzicie jak najbardziej jest to faktura.

13:07Weź zaploruj tą fakturę. Tu nie.

13:09Więc teraz już mamy automatyzację, która zaczytuje nam wszystkie faktury.

13:13Trafiają one do jednego miejsca na Google Drive czy jakimś innym drive, który

13:17będziesz wykorzystywał i już masz uporządkowane miejsce.

13:20Następną propozycją jest to, aby następnie zaczytywał się do następnego programu do

13:24faktur, albo żeby po prostu zbierały się te wszystkie zdjęcia czy PDF y i one

13:29trafiały w jednym mailu zbiorczo pod koniec miesiąca do księgowej.

13:33Teraz pokażę Ci jeszcze przykład, jak możesz wykorzystywać to do

13:38labelowania konkretnych maili.

13:39Jeżeli chcesz, żeby przed Tobą jeszcze przed tym, jak zaczniesz czytać.

13:42One były po kategoryzowane do konkretnych folderów, dostawały się czy

13:47dostawały konkretne labelki.

13:49To teraz pokażę, jak to wygląda. Odłączamy sobie?

13:52Na razie tak.

13:54Odłączymy sobie na razie tą końcówkę, bo to już nie będzie nam w tej

13:57automatyzacji potrzebne.

13:59Musimy sobie zmienić prompt, żeby znowu przyporządkowywało nam do

14:02odpowiednich kategorii.

14:03Czy to jest faktura?

14:04Tutaj na przykład to są klienci, klienci i na przykład kategoria wiadomości

14:16z social social media.

14:22Klikamy OK i znowu tak samo.

14:24Jest procedura, że w tym JSON ie od razu nam się to pasuje, żebyśmy

14:27mogli to filtrować.

14:29Wybieramy sobie Gmaila, mamy możliwość albo właśnie move and email, czyli z tego

14:35maila jakby przenieść do konkretnego folderu i tutaj używamy email ID.

14:39Czyli mamy email ID. IT.

14:43Tak jak widzicie i tu sobie dobieramy email.

14:46IT wybieramy do jakiego folderu ma trafić.

14:48Jeżeli tu sobie odpowiednio filtrujemy to do jakiego ma to trafić folderu.

14:53Tak właściwie więc to jest pierwsza funkcja i pamiętajcie, żeby tutaj właśnie

14:55użyć, że to są kategorie i tu na przykład inne i tak sobie dalej stworzyć konkretne,

15:02inne rzeczy, czyli to sobie znowu klonujemy czy kopiujemy, podpinamy i tak

15:07ustalamy sobie sieć tutaj filtrów, co dokąd ma trafić.

15:11Drugą opcją jest jeszcze możliwość w Gmailu.

15:15Tak jak Wam mówiłem, oprócz przenoszenia do konkretnych folderów mamy możliwość

15:19podpinania je pod konkretne labele.

15:21Czyli tutaj sobie bierzemy.

15:22Znowu wyszukujemy sobie Gmail Message ID, wybieramy sobie to

15:28i wybieramy jaką label ma na przykład sprzedaż dostać.

15:31Aha, to jest akurat do usuwania, a tutaj jest do dodawania, więc tutaj klikamy.

15:35Albo możemy właśnie oczyścić te maile jeszcze z labelek, albo możemy dodać

15:38klikamy OK, znowu dodajemy odpowiednie filtrowanie, czyli wybieramy

15:42sobie kategoria np.

15:44Akurat tutaj przyporządkować możemy z tego o tutaj inne, żeby nam sprzedażowe

15:52rzeczy trafiały do folderu inne.

15:55Więc tu mamy kategoria inne i już nam trafiają z Label Sales z kategorii inne.

16:01I tak musicie dostosować sobie odpowiedni produkt.

16:04To jest tylko pokazanie możliwości, a Wy musicie już właśnie dowiedzieć

16:07się, czego potrzebujecie.

16:08I polecam bardzo mocno zaprzyjaźnić się z czatem GPT, bo on bardzo mocno nam pomaga

16:13w tym, żeby nie na przykład na słowach kluczach, bo to jest jakby może okazać się

16:17dość mocno toporne, że wiecie, że wystąpi faktura, a ktoś się upomina

16:21faktura nie przysyła fakturę.

16:23Więc tutaj musicie dostosować swój prompt, no i dostosować po prostu

16:26system filtrowania.

16:27Ale już w tym momencie wiecie jak może wyglądać to, żeby przyporządkować maile do

16:33tego, żeby zbierało Wam faktury, żeby porządkował odpowiedni label i

16:36trafiał do odpowiednich folderów.

16:38Dziękuję za tą lekcję i zapraszam do następnej.