Automatyzacja i AI w Biznesie i Marketingu: Automatyzacja obiegu faktur

0:00Cześć!

0:01W tej lekcji zajmiemy się obiegiem Waszych faktur kosztowych.

0:05Sprawimy, by ten proces był dla Was jak najmniej wymagający i żeby po prostu

0:09faktury pojawiały się w Waszym systemie do fakturowania i ostatecznie u Waszej

0:13księgowości bez Waszego udziału.

0:16Jak widzicie, znajdujemy się teraz na Gmailu.

0:18Jest to najpopularniejsza poczta, z której korzysta.

0:22Myślę, że większość z Was.

0:23To, co tu zrobimy również można odtworzyć na innych pocztach.

0:27Posłużę się Gmailem, bo właśnie z takich maili korzystam ja na co dzień.

0:31I pierwszą rzeczą, którą chcemy zrobić jak na razie ta skrzynka jest pusta.

0:34Natomiast chcemy ustawić filtr, który będzie nam wyrzucał wszystkie maile,

0:41które zawierają faktury do po prostu naszego scenariusza

0:45automatyzacji, ponieważ stworzymy sobie proces, który zaczytuje maile, które

0:50faktycznie zawierają te faktury w załączniku.

0:52Co jest ważne? O tym też za chwilę.

0:55Przekazuję je do naszego scenariusza automatyzacji, który Później

1:00po prostu będzie te faktury obserwował, czyli wczytywał z

1:05nich dane, przerabiał je jeszcze sztuczną inteligencją, o czym też za chwilę i co

1:10Wam za chwilę pokażę i który na końcu będzie wrzucał nam je do

1:14naszego programu księgowego.

1:15W naszym przypadku będzie to fakturownia, ponieważ to jest coś, z

1:18czego korzystamy na co dzień.

1:19Mamy ten system, więc też łatwo jest mi go pokazać, a poza tym jest to jeden z

1:24popularniejszych systemów, bardzo podobną automatyzację, wiadomo, że z innym trochę

1:29tym modułem fakturowni podmienionym chociażby można zrobić w

1:33impakcie czy w firmie, więc śmiało możecie z tego skorzystać czytając właśnie

1:38dokumentację API, o czym było kilka lekcji wcześniej.

1:42Następnie będą te faktury trafiały do naszego Google Drive'a.

1:47Co ważne będą same się uzupełniać.

1:49Jeżeli chodzi o miesiące, stworzymy sobie właśnie automatyzację, która tworzy nam

1:54foldery na poszczególne miesiące i segreguje te faktury względem tego, w

1:58którym miesiącu powstał nam ten koszt.

2:01I następnie jeszcze na sam koniec stworzymy scenariusz, który będzie

2:05pierwszego dnia następnego miesiąca wysyłał wszystkie faktury kosztowe, które

2:10mamy w tym pliku do naszej księgowej.

2:13W tym przypadku będzie to.

2:15Będzie to jakiś mój mail natomiast, który będzie wysyłał takiego maila

2:20czy to z linkiem do udostępnienia, czy po prostu też może zrzucać wszystkie

2:24te faktury i wysyłać je w załączniku.

2:26My akurat posłużymy się linkiem.

2:28No właśnie, kilka słów o tym, jakie maile będziemy sobie tutaj filtrować i co

2:33będziemy robić w przypadku tego scenariusza, który Wam teraz pokażę.

2:38Będziemy zajmować się fakturami, które przychodzą na Waszą pocztę

2:41w formie załącznika.

2:43Wielu z Was może mieć ten problem, że ma dużo faktur, które są

2:47fakturami papierowymi.

2:48Przychodzą Wam z jakimiś paczkami.

2:50Być może macie jakiś sklep, w którym na przykład właśnie wielu waszych dostawców

2:55przywozi Wam po prostu faktury z towarem.

2:58W tym przypadku polecam Wam zapoznać się z narzędziem Tally, w którym możecie w

3:01bardzo łatwy sposób stworzyć formularz, który będzie działał

3:06analogicznie do naszego scenariusza, którego zaraz stworzymy.

3:09Tylko zamiast właśnie tego początkowego ściągania faktur z maila, będziecie

3:14wkładać po prostu do tego formularza zdjęcie Waszej faktury.

3:18Będzie to działać identycznie jak to, co za chwilę zrobimy.

3:21I jeszcze jedna bardzo ważna sprawa.

3:24Mogą zdarzyć się Wam też maile.

3:25Wiem, że Allegro w taki sposób wysyła faktury, ale też niektóre inne

3:30organizacje, niektóre inne firmy w formie linku do faktury, gdzie trzeba wejść na

3:35nasze konto i pobrać tą fakturę, a nie w formie po prostu pliku

3:40załączonego do maila.

3:41W tym przypadku niestety nie jesteśmy w stanie tej faktury pobrać i

3:45sczytać i wrzucić jej na dysk.

3:46Natomiast w przypadku kiedy będziecie chcieli faktycznie zrobić sobie też takie

3:51obejście na to, żeby wiedzieć o tych fakturach i wiedzieć o tym,

3:54że powinniście je pobrać.

3:55Po prostu możecie sobie utworzyć dodatkowy filtr, chociażby tutaj na mailu, który

3:59będzie Wam oznaczał takiego maila właśnie Label Comfaktura do pobrania.

4:04Wtedy po prostu ustawiacie filtr, w którym jest słowo faktura, o czym zaraz Wam tutaj

4:09pokażę, że zawiera słowa na przykład faktura, ale nie zawiera załącznika.

4:13W taki właśnie sposób możecie możecie filtrować te

4:18faktury, które są fakturami, ale które tego załącznika nie zawierają.

4:22Czyli gdzieś tam kryje się nam link lub po prostu wiecie, że dani sprzedawcy,

4:27dani kontrahenci zawsze wysyłają Wam te faktury, więc po prostu możecie sobie

4:31tutaj wpisać od kogo konkretnie chcecie, żeby te maile trafiały po prostu

4:36jako oznaczenia faktur do pobrania.

4:38I znowu taką pobraną fakturę możecie przerzucić przez taki i wtedy ona się sama

4:43skieruje i wstawi do Waszej fakturowni.

4:45Zacznijmy więc od naszego filtru, który nałożymy sobie tutaj na tą skrzynkę.

4:50Nie będę nakładać filtra od tego, kto przysyła mi tą fakturę.

4:55Nie będę też nakładać filtru na temat. Natomiast będę.

4:58Będę nakładać filtr na słowa.

5:01Chciałabym, żeby.

5:04Żeby mój Gmail wyszukiwał mi wszystkie maile, które zawierają słowa.

5:10Faktura i wszystkie maile, które zawierają załączniki.

5:14Może nie szukać w czatach, bo nie jest nam to potrzebne.

5:17I tutaj weźmy sobie też odebrane.

5:19Tak, żebyśmy nie dostawali żadnych ofert i tak dalej, tylko po prostu z tych.

5:24Z tych odebranych. Dobrze.

5:26Tworzymy sobie teraz filtr.

5:28Potwierdź tworzenie filtra.

5:31Ok. I teraz możemy zrobić kilka rzeczy.

5:34Możemy właśnie na przykład zastosować etykietę.

5:37I tutaj właśnie przyda Wam się do tych faktur, o których Wam

5:40przed chwilą mówiłam.

5:41Bo możemy sobie zrobić etykietę faktura do pobrania.

5:43Na przykład.

5:44My w naszym procesie będziemy przekazywać dalej.

5:49Będziemy musieli dodać adres do przekazywania dalej.

5:51Natomiast żeby to zrobić, musimy przejść do Maćka, którego już Wam pokazywaliśmy.

5:55Stworzyć nowy scenariusz i stworzyć e-mail Hooka, czyli custom mail.

6:02Hooka Tak jak Wam już opowiadaliśmy o web hookach, tak teraz właśnie

6:06korzystamy z Mail hooka.

6:07Czyli to działa na bardzo podobnej zasadzie co Web Hooka.

6:10Tylko Web Hooka jest odniesieniem do konkretnej witryny, do konkretnej strony.

6:14Tak, mail Hooka po prostu pobiera nam zawartość maila, którego

6:18prześlemy właśnie na niego.

6:19Możemy sobie tutaj zrobić faktury kosztowe, kliknąć save i skopiować to.

6:28Musimy odpalić ten scenariusz.

6:29To jest bardzo istotne.

6:34Tak, mamy już odpalony ten scenariusz.

6:36Przechodzimy z powrotem do Gmaila. Totally.

6:38Ja sobie zamknę.

6:39Dodaj adres do przekazywanie dalej wklejam.

6:43Jak widzicie to jest dosłownie mail. Tak.

6:45Teraz musimy potwierdzić naszą tożsamość, więc zaraz to zrobię.

6:49Akurat mam przy sobie swój telefon.

6:55Mhm. Klikamy sobie dalej.

7:00I dostaliśmy na adres mailowy link potwierdzający.

7:07Teraz musimy zweryfikować naszego maila.

7:09Jak widzicie dostaliśmy maila w cudzysłowie maila, ale

7:12dostaliśmy treść naszego e-booka.

7:14I teraz widzicie, że mamy tutaj ten link.

7:18Musimy go sobie w całości skopiować, wkleić i potwierdzić przekazywanie danych.

7:27Okej, dobra, możemy sobie też to odpalić, żeby po prostu wiedzieć,

7:32że ten mail Hookmail Hook nam działa.

7:34W ogóle możemy sobie odpalić po prostu ten scenariusz i go zapisać i wtedy web hook,

7:39ten nasz mail hook będzie faktycznie te dane nam zbierał.

7:43Dobrze więc, mamy już to przekazywanie dalej.

7:47Teraz właśnie wyślę sobie jakąś fakturę, żebyście zobaczyli jak to działa.

7:52Jak widzicie, mamy tutaj naszą fakturę i przy okazji wyświetla nam się

7:55powiadomienie, że część naszej poczty jest przekazywana.

7:57Możecie to spokojnie zignorować.

7:59Pamiętajcie, że ja tu zrobiłam filtr na słowo faktura.

8:02Natomiast jeżeli chcecie zmienić jeszcze filtr właśnie słowo faktury, fakturę, bo

8:07na przykład przesyłam fakturę, to musicie po prostu ten klient edytować bądź

8:11dodać nowy i przenieśmy się do Maka.

8:14Jak widzicie mamy tutaj naszą.

8:16Mamy tutaj naszą fakturę.

8:18Mamy tutaj nasz touchment.

8:19No i mamy tutaj nasze dane.

8:21Jeżeli chodzi o tą fakturę, tutaj jest nasza data i mamy to.

8:26Więc teraz tak naprawdę będziemy.

8:28Właśnie mamy ten pierwszy etap, czyli wszystkie faktury z naszego maila będą nam

8:32wpadały tutaj do naszego scenariusza, który w ogóle możemy sobie nazwać, czyli z

8:38czytywanie faktur kosztowych z maila

8:43i dodanie do Fakturowni.

8:49Ok, dobra, mamy tutaj tego naszego maila.

8:53Teraz tak naprawdę co musimy zrobić to musimy po iterować po załącznikach.

8:58No bo może być tak, że niektórzy wysyłają nam kilka faktur na przykład,

9:03bądź wysyłają nam fakturę i coś jeszcze w tym mailu.

9:06Więc musimy sobie to po literować.

9:10Następnie musimy będziemy operować tą fakturę.

9:14OCR to jest Google, Google Cloud vision.

9:21Musimy znaleźć coś takiego.

9:24I musimy wybierać nasze pliki.

9:30Run Text Detector czyli OCR with file.

9:34Więc mamy.

9:35Musimy stworzyć połączenie do Web i musimy stworzyć klucz API.

9:41Zaraz wyciągnę klucz API i wrócę do was z podłączeniem.

9:46Dokładna instrukcja tego, jak to zrobić będzie dołączona do tej lekcji jako

9:49materiał dodatkowy, ponieważ musielibyśmy i tak wszystko

9:53blurować, żeby się tam połączyć i nie dałoby to Wam dużej wartości, więc po

9:57prostu wrzucimy Wam instrukcję w załączniku.

9:59Tak jak widzicie zrobiłam już to podłączenie, podpięłam klucz API,

10:02mamy już nasz connection limit.

10:05Może być 5, bo to i tak za każdym razem będzie nam wyrzucać 1 dokument.

10:11Klikamy sobie tutaj data, bo mamy właśnie dane a nie URL, a

10:15możemy sobie zmapować to spokojnie właśnie po tym imperatorze i

10:19nasz typ to będzie PDF.

10:21I tutaj bardzo tutaj sobie klikamy.

10:23Ok, mamy jakiś błąd Chyba nie.

10:25Okej, Tutaj bardzo ważna rzecz.

10:27Musimy zrobić filtr, który będzie nam wskazywał na to, że nasz typ

10:35to jest właśnie to application.

10:40PDF.

10:41Dobra, i teraz właśnie właśnie po to, żeby tylko PDF y przychodziły, nie

10:46żadne JPG ani nic w tym stylu.

10:49Klikamy sobie okejka i teraz musimy sobie z agregować.

10:57Tekst Agregator.

11:00Wybieramy sobie to, bo nasz moduł Google Cloud Vision może nam wyrzucić.

11:06Może jakby sczytać naszą fakturę jako kilka stron.

11:11Nie zawsze to się pokrywa jeden do jednego z tym co mamy dosłownie w pliku.

11:15A jak to interpretuje Google Cloud Vision?

11:17Dlatego musimy wszystkie cały tekst, który wyrzuci nam właśnie nasz Google Cloud

11:23Vision zrzucić do jednego tekstu, to nam się zamknie tutaj.

11:26Oczywiście tutaj mamy błąd, że tekst agregator nie może być ostatnim

11:30modułem, bo nie wysyła nigdzie dalej.

11:32No ale jakby dla nas to jest jasne.

11:34Okej, czyli teraz mamy scenariusz, który sprawi, że sczytują nam się maile z naszej

11:39skrzynki, które są fakturą i torują się te załączniki, jeżeli w

11:44danym mailu jest więcej niż jedna faktura.

11:45Więc na przykład jeżeli ktoś Wam.

11:47Przesyła, nie wiem, więcej faktur albo zbieracie od kogoś faktury,

11:50to też możecie tak zrobić.

11:52Możecie też tak teoretycznie przerzucić zdjęcia.

11:55Tylko tutaj bardzo ważna rzecz.

11:56Jeżeli będziecie sobie robić scenariusz właśnie do zdjęć, to tutaj musicie

12:00RAM text detection OCR image.

12:03Wtedy nie wybieracie PDF, tylko po prostu format zdjęcia.

12:08Mamy właśnie nasze iterowanie po załącznikach sprawdzanie czy

12:11nasze załączniki są pdfami.

12:13Mamy nasz OCR, który będzie sczytywać wszystkie informacje z tej faktury.

12:17No i mamy nasz tekst agregator, który wszystkie te informacje agreguje

12:20do jednego dobrego tekstu.

12:23No i teraz pojawia się pytanie co dalej?

12:25Bo to nie jest jeszcze format tekstu, który możemy po prostu wrzucić do naszej

12:29fakturowni i niczym się nie martwić.

12:31I tutaj z pomocą przyjdzie nam czat GPT.

12:34Mam tutaj moduł, który już sobie wcześniej przygotowałam, bo bez sensu byłoby pisać

12:38to od zera, które właśnie ma już zapisaną całą strukturę faktury,

12:42którą potrzebujemy.

12:44Oczywiście to jak nam się tutaj zaraz ten OpenAI wczyta, bo ten

12:47moduł jest dość duży.

12:49Można to rozszerzać, ale zaraz Wam pokażę te nasze projekty.

12:56Co bardzo ważne, jeżeli będziecie budować sobie to od zera, chociaż

12:59myślę, że wrzucimy.

13:01Wrzucimy scenariusz ten po prostu do kursu, to wybierzcie Open AI chat

13:06GPT transfer text to structure data.

13:10To pozwoli nam na wyrzucenie na końcu tego modułu.

13:13To co OpenAI nam wyrzuci to będzie JSON, czyli będą nasze zmienne, które potem

13:18będziemy mogli umieścić w fakturowni.

13:20W każdym razie właśnie tutaj mamy nasze OpenAI.

13:23Jeszcze raz sobie w to wejdziemy.

13:25Ten moduł jest dość duży, więc chwilę się zajmuje ładowanie go

13:29i musimy zmienić tutaj zmienną, która odpowiada za text

13:36właśnie tutaj na nasz text agregator na nasz tekst.

13:39I tutaj mamy prompt, który sprawia, że jest w stanie nasz OpenAI

13:45zinterpretować fakturę, która jest z Polski bądź z zagranicy.

13:50Po prostu jest po polsku lub po angielsku.

13:52I tutaj po kolei mamy zmienne do takiego basic.

13:55Do wprowadzenia faktury do fakturowni potrzebujemy Invoice number.

14:00I tutaj mamy wyjaśnienie dla właśnie OpenAI czym jest Invoice number i

14:04mamy typ danych, mamy date office.

14:08Co mamy?

14:10Następnie czas na opłacenie, czyli datę płatności.

14:15Mamy VAT albo numer VAT, albo NIP, no bo w przypadku faktur zagranicznych będzie to

14:22numer VAT, który będzie miał z przodu i identyfikację kraju.

14:27W przypadku Polski będzie to NIP po prostu.

14:32Mamy kwotę netto i mamy kwotę brutto.

14:36Mamy też kategorie Jeżeli po prostu potrzebujemy mieć tutaj

14:42tą kategorię, to akurat możemy sobie to spokojnie usunąć, bo nie

14:47jest nam to potrzebne.

14:48Mamy tutaj też currency, czyli czy to są złotówki, czy to są,

14:53czy to są euro, dolary i tak dalej.

14:55Dobra, klikamy sobie ok.

14:57No i teraz już mamy scenariusz, który nam wyrzuci też dane w dobrej formie, więc tak

15:01naprawdę jedyne co nam zostało, to jest zrobić wrzutkę do fakturowni.

15:07Musimy więc w ogóle stworzyć sobie moduł HTTP.

15:13I make request.

15:15Naszym URL em będzie nasz URL do fakturowni będzie nasz URL do fakturowni.

15:21W naszym przypadku jest to taki URL.

15:24I teraz musimy sobie sprawdzić w naszej dokumentacji API

15:27jak się nam wrzuca fakturę.

15:30Właśnie dodanie nowej faktury jest in voices JSON, więc musimy to dodać na

15:35koniec Będziemy postować, będziemy wrzucać.

15:39A jeżeli chodzi o headery, to zawsze sobie szukamy tego w dokumentacji.

15:42W naszym przypadku jest to accept i content type i application json,

15:50więc mamy.

15:53Accepted content type Nie tutaj.

16:00To jest drugi header content type i w obu jest application JSON.

16:06Ok, nasz piąty type to będzie Rojson i zaraz tutaj będziemy sobie robić

16:12request, czyli po prostu robić ten to zapytanie do naszej fakturowni, tak

16:18żeby móc po prostu przesłać tą fakturę.

16:21Ale to za chwilę.

16:22Klikamy sobie na razie ok.

16:24No i mamy tego requesta.

16:26No i teraz musimy zastanowić się patrząc właśnie na dokumentację API

16:30jak to najlepiej zrobić.

16:32Jak widzimy mamy API token właśnie tutaj API token, No i mamy

16:36tutaj nasze zmienne o Invoice.

16:38Tutaj w przypadku fakturowni bardzo ważna rzecz, bo powinniśmy sobie wejść na

16:42fakturownia API GitHub, ponieważ w przypadku faktur kosztowych

16:49wygląda to trochę inaczej niż w przypadku faktur przychodowych, które

16:52wystawiamy, mamy pole faktury.

16:54To jak widzicie tutaj w tym API nie ma tego czy to jest income typu income.

17:00Natomiast tutaj widzimy w GitHubie, że mamy income taką zmienną i jeżeli faktura

17:06jest przychodowa, co jest w ogóle defaultową wersją to jest 1.

17:09Jeżeli jest kosztowa to jest 0, więc musimy pamiętać, żeby do tego co tutaj

17:14mamy, możemy sobie to zaraz skopiować, właśnie dodać ten income, no i wtedy

17:22zmienić tą zmienną po prostu na 0.

17:24Z takich ważnych rzeczy jeszcze, które właśnie ma fakturownia, to

17:29tutaj to jest totalnie nieintuicyjne, ale niestety tak jest w momencie, w

17:34którym mamy właśnie fakturę kosztową.

17:36To i tak my jesteśmy tym sprzedawcą i może to dla nas jakby na nasz koszt jest ta

17:40faktura, a naszym kupcem jest osoba, która nam fakturę wystawia.

17:44Zaraz Wam pokażę to na zapytaniu.

17:47O tym trzeba pamiętać, bo wtedy po prostu wyskoczy Wam błąd, że nie istnieje dana

17:51firma w fakturowni, dla której można właśnie wrzucić ten koszt.

17:55Ja mam też już skopiowany tutaj ten JSON, więc pozwolę sobie go wkleić.

17:59Pozwolę sobie usunąć API token, chociaż on już nie istnieje.

18:03Tutaj przygotowywałam to po prostu na potrzeby naszych wewnętrznych

18:06automatyzacji, więc po prostu no powiem szczerze nie chce

18:10mi się tego przepisywać wszystkiego, żeby wygenerować takie API token.

18:14Wchodzimy sobie w ustawienia API tokeny Zobacz klikamy Dodaj nowy token.

18:21Opisujemy go jako eweb.

18:23Na przykład klikamy Zapisz.

18:29Kopiujemy sobie go i wklejamy właśnie tutaj.

18:33Następnie Invoice. Mamy ten income type income type, czyli 0.

18:37Mamy nasz typ faktury, czyli faktura VAT.

18:40Faktura kosztowa.

18:41Może być oczywiście faktura, korekta.

18:43Może być to faktura proforma.

18:45Wszystkie te typy macie wypisane w dokumentacji.

18:47I teraz tak uzupełniamy.

18:48Zaczynamy uzupełniać nasze dane.

18:51I tutaj bardzo jeszcze jedna ważna rzecz.

18:52Jeżeli chcecie jednym scenariuszem przepchnąć wiele typów faktur, czy to

18:57faktury kosztowe, faktury, które są na przykład pro formami

19:01korygujące, to wystarczy, że tutaj do chat GPT dodacie kolejną zmienną,

19:06którą on ma wyciągać.

19:07Właśnie czy to jest faktura pro forma, czy faktura kosztowa?

19:11Taka zwykła, czyli VAT?

19:12Czy to jest, nie wiem, jakaś korekta?

19:15To wystarczy, że dodacie zmienną o odpowiednich treściach.

19:18No i po prostu tutaj możecie sobie to mieć jako zmienną, a nie

19:21wartość wpisaną na stałe.

19:23Czyli dodajemy sobie invoice number, bo jak widzicie właśnie ten chat GPT zwrócił

19:29nam wszystkie zmienne Zmienna saldate, czyli nasza data issue i tutaj też.

19:36Oczywiście te zmienne też można podzielić w przypadku.

19:41W przypadku właśnie OpenAI.

19:43I również jeżeli potrzebujecie jakieś więcej większej ilości zmiennych,

19:47na przykład adresu dokładnego firmy, która jest która wystawia fakturę czy

19:54jakiekolwiek inne dane osoby na przykład która to wystawiła, jakieś

19:57uwagi, które były na fakturze.

19:58To wszystko możecie wrzucić jako zmienna właśnie w OpenAI i potem dodawać kolejne

20:03zmienne tutaj w naszym, tutaj w naszym po prostu module Bayername.

20:08Tutaj widzę akurat, że nie ma tej zmiennej, zaraz ją sobie dorobimy.

20:11Tag number, czyli po prostu nasz NIP jest tutaj.

20:16Seller name jest po prostu firma, która w tym momencie jest zawieszona, dlatego

20:19możemy sobie testować ją, że tak powiem.

20:23Nazwa produktu to też sobie zaraz wyłuskane to Price cross quantity.

20:32Tego też nie mamy, ale mamy za to currency, którego tu nie ma.

20:35Dobra, to zaraz sobie jeszcze dodamy, dodamy te zmienne, których nam brakuje.

20:41Naprawdę? Naprawdę?

20:44Be your name.

20:46Przy okazji właśnie pokażę Wam jak to zrobić.

20:48Mamy tutaj naszą strukturę danych i dodajemy sobie kolejny obiekt.

20:54Parametr name to jest Pa.

20:58Bajer name.

21:01Description Może być po polsku. Może być po angielsku.

21:04Ja tu wpiszę akurat nazwa firmy, która wystawiła fakturę,

21:15tylko może być literówek, nazwa firmy, która wystawia fakturę.

21:19I to jest zwykły tekst.

21:22Na przykład.

21:29Może to jest zły przykład, bo może nam wtedy dać datę kontrahenta.

21:33No ale dobra, zostawmy to bez przykładu.

21:38I mamy kolejną zmienną.

21:40Klikamy ok, bo już.

21:41Aha i mamy ilość.

21:48Ilość.

21:50Description Ilość zakupionego towaru w danej pozycji.

22:02I zwykle to jest name.

22:04Aha i tutaj dałaś nam kolejne zmienne.

22:06Na razie usunę, kliknę Ok.

22:07I czy czegoś nam tu jeszcze brakuje? Właśnie.

22:10Bajer name.

22:11Aha, tu musimy zapisać.

22:12To się zaraz nam odświeży. Name.

22:14Aha, i Quantity. Dobra.

22:18I name czyli nazwa pozycji na fakturze. Zaraz to sobie dodamy.

22:22I mamy kolejny ton.

22:24Tu się musi wczytać. Name.

22:27Nazwa pozycji na fakturze i datatype. To jest tekst.

22:35Klikamy sobie OK. I klikamy sobie zapis.

22:38Zawsze lepiej odświeżyć, wejść i wejść w scenariusz.

22:41Wtedy powinny nam się odświeżyć też zmienne.

22:45Tak właśnie mamy bajer name, mamy name jako faktura i mamy też nasze

22:53quantity, czyli ilość oczywiście z tax, czyli z VAT u.

23:01Procent VAT u też możecie zrobić śmiało zmienną.

23:04Nie ma z tym żadnego problemu.

23:05Klikamy sobie ok.

23:07Zapisujemy sobie ten scenariusz i teraz mamy już fakturę.

23:11Która z naszego maila czyta się wszystkie dane, przejdzie przez sztuczną

23:14inteligencję i doda się do fakturowni.

23:17Zaraz sobie to przetestujemy.

23:19Natomiast jest jeszcze jeden moduł, jeszcze jeden element

23:22całej tej układanki, całego tego scenariusza, ponieważ chciałabym,

23:26żeby do naszego Google Drive.

23:28Trafiała no, po prostu trafiały te nasze faktury, które będą w

23:32odpowiednich folderach.

23:33Więc musimy sobie wejść na Google Drive i musimy tak naprawdę zrobić.

23:40Jedną bardzo ważną rzecz, czyli musimy sobie najpierw poszukać folderu, w

23:45którym leżą wszystkie nasze faktury.

23:48I teraz w zależności od tego, jaka jest data wystawienia tej faktury.

23:52Musimy sprawdzić, czy folder z daną datą już istnieje.

23:56Czy jeszcze nie istnieje.

23:57Jeżeli istnieje, to dodać do istniejącego folderu, a jeżeli nie istnieje, to po

24:02prostu stworzyć folder nowy dla danego miesiąca.

24:05I teraz właśnie się tym zajmiemy.

24:07Tworzymy więc sobie nowy folder nazwę faktury Eduweb.

24:13Klikamy sobie utwórz i na razie nie mamy po prostu tutaj żadnych.

24:18Żadnych folderów ani nic w tym stylu.

24:20Okej, mamy już podpięte Google Drive, więc będziemy szukać folderu.

24:24Folderu z daną z danym miesiącem, bo zaraz Wam pokażę o co chodzi.

24:29Szukamy po My Drive i szukamy folderu w folderze właśnie faktury EduWeb.

24:34Szukamy folderu i patrzymy po nazwie.

24:39I tak naprawdę nazwy naszych folderów będzie miesiącem i rokiem.

24:45Czyli tak naprawdę mamy tą naszą date of issue, czyli datę

24:49wystawienia faktury, ale musimy ją sformatować.

24:54Format date sobie tutaj to wrzucamy i chcemy, żeby to wypluło nam

24:58miesiąc, miesiąc, rok, rok, krok.

25:02I w tym przypadku, jeżeli znajdziemy właśnie taki folder,

25:05to będziemy do niego tylko dorzucać, a jeżeli go nie znajdziemy, to będziemy go

25:10po prostu tworzyć.

25:11Klikamy sobie ok.

25:14I teraz potrzebujemy routera.

25:17Tutaj właśnie mi się widzę, że napisał jakieś rzeczy, więc to

25:20spokojnie sobie usuniemy.

25:23I teraz, teraz tak jeżeli mamy folder, to po prostu Google Drive get.

25:34To będzie upload upload file na tym moim połączeniu.

25:42Ok, muszę kolejne, kolejne pozwolenia przy uploadzie oddać naszemu Google Drive owi.

25:48Zezwól.

25:51Ok.

25:53I tutaj będę folder ID miała po prostu z tego naszego pierwszego.

25:59Tylko trzeba znaleźć.

26:03To jest chyba nasze file z tego co się nie mylę.

26:07I file to jest właśnie nasz file attachment.

26:09To jest nasz attachment tak naprawdę.

26:11Czyli z naszego iteratora.

26:13I tutaj mi się odsunęło. Ok.

26:17On ma swój empty, ale to chyba tylko błędy.

26:20O właśnie, czyli uploadujemy nasz plik.

26:23A w przypadku kiedy danego folderu nie ma.

26:26Czyli tak na prawdę tutaj mamy.

26:31Kiedy nasz total number of bundles jest równe 1, bo albo nie jest równy 0

26:40nawet powinniśmy tak to tutaj ująć.

26:45To idziemy tym, że jest, że ten folder istnieje.

26:48A jeżeli nasz total nam w panelu jest równy 1.

26:54Jest równy 0, to właśnie musimy stworzyć nowy folder Create a folder

27:02w lokacji właśnie naszej faktury Add web i folder name.

27:07To będzie tak naprawdę ten nasz znowu format date.

27:14I nasza data Date of issue Się i nasz format.

27:19To będzie miesiąc, rok, rok.

27:24Klikamy ok.

27:27I wtedy znowu możemy sobie to sklonować.

27:32I teraz do tego folderu, który mamy tutaj stworzone.

27:36Tutaj mamy folder ID i dodajemy.

27:38Czyli tutaj powinien być folder ID też z tego, bo tutaj szukamy.

27:47Tak, szukamy folderu.

27:48Aha, bo to jest file i folder to jest u nich to akurat w tym

27:51przypadku jest to samo. Dobra, ok.

27:55No i mamy ten scenariusz.

27:56No i nie pozostaje nam nic więcej jak go tak naprawdę przetestować.

28:00Puszczamy sobie ten scenariusz.

28:02Ja w tle nam tutaj prześlę fakturę.

28:11Galicję.

28:14I tutaj mamy tą naszą fakturkę.

28:24To powinniśmy zaraz otrzymać od łebka.

28:29A nawet maile, bo to musi spokojnie dojść na naszą

28:32skrzynkę, to skrzynka musi przesłać to na maila.

28:35Więc to nie jest takie, że to dosłownie jest w czasie rzeczywistym,

28:38ale praktycznie bardzo szybko.

28:39Tutaj nie było żadnego cięcia.

28:41Jak widzicie Google Cloud Vision nam zadziałało teraz OpenAI i nie mamy.

28:46Nie mieliśmy wcześniej tutaj żadnego tego tego.

28:49Więc mamy znowu to, czyli stworzył nam się folder czysto

28:53teoretycznie, czysto teoretycznie dodało się nam to do fakturowni.

28:56Zaraz to sobie wszystko zweryfikujemy, zaczynając od naszego Google Drive'a.

29:00Jak widzicie stworzył się nowy, bo tutaj mieliśmy tylko 0.2 z tego co pamiętam,

29:06a nie 0.2 się stworzył.

29:08Mieliśmy 01 02 się stworzył, wrzuciła się tutaj ta faktura.

29:13Moglibyśmy też ją na przykład opisywać w jakiś sposób.

29:16Jeżeli potrzebujecie opisywać to na przykład numerem faktury, bo księgowość

29:19tego oczekuje, no to też możecie zmienić nazwę tego pliku.

29:23No i sprawdźmy w fakturowni.

29:26Czyli mamy tutaj tą naszą fakturę.

29:27Jak widzicie tutaj sprzedawcy uznało nam Mikołaja Bronka.

29:30Zaraz sobie zobaczymy dokładnie jak ta faktura wygląda.

29:33Jak widzicie mamy nabywcę. Mikołaj.

29:36Bronka. Czyli musimy dopisać w naszym.

29:39W naszym projekcie, że sprzedawca zawsze jest podpisany właśnie jako sprzedawca.

29:44I sobie zaraz tą fakturę spróbujemy przesłać jeszcze raz i zobaczymy czy

29:47nie stworzy właśnie nam się ten folder.

29:49I czy to nam podziała?

29:51Czyli wracamy do naszego scenariusza.

29:52Wracamy sobie tutaj i do naszego bajerName.

29:57Tylko musi się to oczywiście załadować.

30:04I nasz Bayername do interwencji.

30:10Dajemy. Name.

30:13Określany jako sprzedawca.

30:18Zwykle na fakturach znajduje się bezpośrednio.

30:27Pod słowem sprzedawca.

30:34Sprzedawca ok. Klikamy sobie ok.

30:36Klikamy Zapisz.

30:37Jeszcze raz prześlemy sobie tą fakturę.

30:47Jeszcze sobie ją weźmiemy i prześlemy.

30:52Dobra, ja tylko szanuję ten scenariusz.

30:54On jest czysto teoretycznie odpalony, ale chcę, żeby to tak ładnie poszło.

30:58Żebyście zobaczyli, że to nam znowu działa i zobaczymy, czy ta

31:02poprawa promptu faktycznie zmieni nam ten tego bajer.

31:07Nam jak zwykle musimy chwilę poczekać, bo to się musi przesłać na naszą

31:10skrzynkę i wrócić tutaj do nas.

31:17Dobra, więc przyszła nam kolejna faktura i zaraz zobaczymy, czy ona się

31:22wstawi nam do faktury poprawnie.

31:25Dobra wstawiła się i jak widzicie idzie tą górą, więc wykryło nam ten folder.

31:29Próbowałam to kilka razy robić w międzyczasie, bo coś mail

31:33mówił nam nie przyjść.

31:35Natomiast faktycznie nam to działa.

31:36O właśnie i teraz widzicie już jest jako Eduweb spółka z o.

31:40o., więc to już mamy jak najbardziej odhaczone.

31:43Ja od razu usuwam te faktury z fakturowni, tak żeby ich tutaj nie było.

31:49Usuń.

31:51Jak widzicie właśnie mamy ten scenariusz, który pozwala nam zbierać wszystkie nasze

31:56faktury kosztowe z maila w jedno miejsce, od razu wysyłać je do fakturowni,

32:01sczytywać je jak najbardziej poprawnie i wysyłać je na Google Drive.

32:05Oczywiście Google Drive możecie zastąpić OneDrive czy jakimkolwiek innym systemem,

32:10Natomiast tutaj dla przykładu zaraz sobie zrobimy.

32:13Zapiszmy sobie ten scenariusz i zrobimy sobie jeszcze jeden

32:17scenariusz, który będzie nam wysyłka.

32:22Linku do dysku z fakturami do księgowej.

32:30I tutaj bardzo ważna rzecz, bo jak widzicie jakby przerzucałam tutaj ten

32:34plik z fakturą do naszego Google Drive.

32:37I tak samo jeżeli zrobicie sobie Tally lub jakikolwiek inny formularz, w którym

32:42będziecie wrzucać zdjęcia waszych faktur kosztowych, to one też

32:47będą trafiać jako pliki.

32:48Więc wtedy będziecie mieć po prostu jakby skany wszystkich faktur

32:53ze sobą, że tak powiem, w jednym miejscu.

32:55Więc coś, co robimy, to po pierwsze musicie ustawić sobie

33:00ten scenariusz, bo tam ten scenariusz jakby jest włączone i zadziała za każdym

33:04razem, jak przyjdzie do niego nowy mail.

33:06Ten scenariusz ustawić w taki sposób, że on będzie odpalał się

33:11pierwszego, drugiego, dziesiątego.

33:12No bo wiadomo, że te faktury spływają przez jakiś czas jeszcze po tym,

33:17jak rozpocznie się dany miesiąc.

33:18Więc myślę, że bezpiecznie jest ustawić takich 10, więc na 10 dnia każdego

33:24miesiąca, na przykład o godzinie 13:00.

33:27Taki scenariusz będzie się odpalał.

33:30Ale chyba też zaznaczyłam, właśnie zaznaczyłam pierwszy.

33:32A my chcemy tylko 10.

33:33I tak jak widzicie tutaj każdego 10 dnia, każdego miesiąca o godzinie 13 ten

33:38scenariusz nam się odpali i ten scenariusz tak naprawdę będzie znowu nam potrzebny,

33:44żeby wystartować dany folder, bo chcemy wyszorować naszej

33:48księgowości nasz folder z fakturami z danego miesiąca, więc tak naprawdę musimy

33:54sobie znaleźć ten folder, tylko sobie sprawdzamy.

33:56Mamy stworzony luty.

33:57Dobra, musimy sobie poszukać tutaj i szukamy folderu

34:02i szukamy folderu po nazwie.

34:05Tak naprawdę tutaj coś co musicie zrobić to sobie zrobić znowu set format date.

34:13I tutaj z racji tego, że szukacie faktur za poprzedni miesiąc, musicie sobie tutaj

34:18dodać też odjąć tak naprawdę addMount.

34:22Klikacie sobie now i klikacie sobie minus 1, bo szukacie

34:26folderu, który będzie zawierał faktury sprzed miesiąca.

34:30I tutaj tak jak ostatnio w poprzednim scenariuszu, klikamy sobie m.

34:36in. y y.

34:37Y y 4 y i klikamy okejkę.

34:41Oczywiście jak ja to odpalę w tym momencie ten scenariusz, o ile pozwoli

34:46mi się odpalić Save changes.

34:50Widzę, że tak delikatnie się tutaj dzisiaj buguje nam, ale spokojnie

34:56skończymy ten scenariusz.

34:57Jak widzicie on działa.

34:59Powinien mi się podłączyć.

35:01Ok, jak widzicie nie mamy żadnego folderu, bo nie mamy stworzonego folderu z

35:06fakturami z poprzedniego miesiąca.

35:08Ja go sobie stworzę, żeby pokazać Wam jak to działa.

35:12Nowy folder i to będzie 04.2003 2024.

35:19Klikamy sobie Utwórz.

35:22I wracamy tutaj.

35:24I teraz jak klikniemy Grunwald.

35:25No to jak widzicie mamy tutaj ten nasz, ten nasz folder.

35:29I teraz tak naprawdę co musimy zrobić?

35:30To jest Google Drive.

35:32Get share Link.

35:35No bo chcemy wyszorować ten folder.

35:38I nasz folder Folder it.

35:41Czyli nasz file it.

35:43I chcemy, żeby To już zależy od Was.

35:46Jak umówiliście się z Waszymi księgowymi?

35:48Czy Wasze księgowe mają po prostu są nerami komentującymi?

35:53My sobie zrobimy tutaj na Readera typ anyone.

35:57Chyba, że macie ich maila.

35:58No to możecie konkretną osobę. Usera?

36:01Wtedy podajcie tutaj adres email.

36:03Ale zrobimy sobie low file discovery, możemy zobaczyć, że

36:08tak i teraz jak sobie to odpalimy to dostaniemy tutaj w

36:15tym drugim module link.

36:16Widzę, że Maciek dzisiaj postanowił nie współpracować z nami

36:21i nie wykonywać nam od razu scenariuszy, bo ewidentnie tutaj jest wina Make'a.

36:25Zwykle to po prostu dzieje się w czasie rzeczywistym, ale tutaj chyba coś serwery

36:29albo Google albo Make'a nam utrudniają życie.

36:33Natomiast właśnie widzicie, tutaj mamy ten link.

36:36I teraz tak co musimy zrobić?

36:38To jest Gmail bądź mail send email i wybieramy sobie właśnie to.

36:44Znowu muszę dać kolejną, kolejne uprawnienie, ale wyślijmy

36:49sobie z tego maila ze zła.

36:56Wyślemy sobie do tej Galicji.

37:00Oczywiście tutaj wpisujecie nazwę swojej księgowej.

37:03Subject. Faktury.

37:06Faktury. I tutaj znowu możemy się posłużyć.

37:10Na razie to zapiszę.

37:11Możemy się posłużyć tą zmienną.

37:14No bo tu nam wyskoczy miesiąc i rok po prostu.

37:17Za które. I Dzień dobry.

37:21Dzień dobry. Przesyłam link do dysku

37:28z fakturami za poprzedni miesiąc i

37:36wklejamy sobie tutaj ten link Shadow link.

37:41No i tam możemy. Pozdrawiam.

37:42Załączniki. I tak dalej.

37:44Ale taką prostą automatyzację na razie zrobimy.

37:47I jak widzicie sobie to wyślemy.

37:52Widzę, że nawet się nie zapisało nam ten link, który ustawiliśmy,

37:57ale to są totalnie błędy, które mamy.

38:00Jak widzicie mamy faktury fakturę 04 2024.

38:03Dzień dobry, Przesyłam link do dysku z fakturami za poprzedni miesiąc.

38:07No i mamy tutaj ten link do dysku, który przenosi nam.

38:10Właśnie do tych faktur.

38:12I tak naprawdę.

38:14I to jest dostęp jakby tylko tylko podglądającego, przeglądającego.

38:21I tak naprawdę dzięki temu, dzięki tym dwóm automatyzacją, które są moim zdaniem

38:25naprawdę proste, macie całe zarządzanie, cały obieg waszych faktur kosztowych,

38:30tak naprawdę zautomatyzowane.

38:31Jedyne, co wy musicie robić, to właśnie albo robić zdjęcia faktur kosztowych,

38:36które przychodzą do Was papierowo, albo pobierać faktury, które kryją się za

38:41jakimś linkiem na Waszym koncie i również wrzucać je w chociażby przy

38:46stali do tego scenariusza.

38:48Więc liczę na to, że większość z Was, którzy to oglądają, wdrożą sobie to,

38:53bo to jest naprawdę game changer.

38:54Osobiście sama wielokrotnie wstawiałam faktury kosztowe

38:59z danego miesiąca ręcznie.

39:01I szczególnie tutaj, przy firmach, które mają dużo tych kosztów, jak chociażby

39:05sklepy e-commerce czy firmy produkcyjne, czy nawet firmy usługowe, bo wszystkie

39:10te narzędzia, za które płacimy.

39:12Wrzucanie tego wszystkiego ręcznie jest po prostu masakryczne i ja

39:17doskonale o tym wiem.

39:18Więc taka automatyzacja, jak masz ewidentnie ze sobą jakiś

39:22błąd dzisiaj ze sobą, jakiś problem.

39:24Więc taka automatyzacja naprawdę pomoże wam w dużo lepszym zarządzaniu tym, w

39:29byciu też terminowym, bo wiem, że często się to gdzieś odkłada, te faktury,

39:33magazynuje i wrzuca się to po prostu jakoś jednego dnia na sam koniec miesiąca, na

39:39sam koniec okresu rozliczeniowego, kiedy te faktury już dawno powinny być

39:42w waszym programie księgowym.

39:44I po prostu, jeżeli macie jeszcze jakieś pytania, chcecie jakoś

39:48ten scenariusz rozbudować.

39:49Myślicie o czymś, co by jeszcze tu dodać?

39:52Oczywiście zapraszamy do komentowania tej lekcji.

39:54Na każde pytanie odpowiemy.

39:56Dziękuję Wam bardzo i widzimy się w następnej lekcji.