Automatyzacja i AI w Biznesie i Marketingu: Planowanie i Integracja

0:02W tej lekcji opowiem Ci trochę o planowaniu integracji i automatyzacji.

0:07Jest to niezbędna rzecz, ponieważ źle wdrożona automatyzacja, źle zaplanowana

0:11automatyzacja przyniesie Ci jeszcze więcej kosztów niż tak naprawdę pożytku.

0:17Dlatego też ten moduł jest bardzo ważny.

0:19Proszę, nie pomijaj go i skup się na tym, co po kolei powinno być zrobione tak, żeby

0:25automatyzacja faktycznie miała sens i przyniosła Ci korzyści.

0:29Więc pierwszą taką rzeczą to musisz w ogóle zastanowić się, kiedy powinieneś

0:33zacząć myśleć nad automatyzacjami i co powinieneś w ogóle zautomatyzować.

0:38Więc właśnie, jak zaplanować wdrożenie automatyzacji?

0:42Jak widzisz, mam tutaj 6 punktów.

0:44Nieprzypadkowo.

0:46Pierwszą rzeczą, którą zawsze, zawsze, zawsze zapamiętajcie, co musimy zrobić,

0:50zanim w ogóle zaczniemy automatyzować, to musimy wybrać procesy, które do

0:55automatyzacji faktycznie będą wdrażane.

0:58Żeby wybrać takie procesy, bo wiem, że pewnie macie teraz pewien chaos w głowie.

1:03Mogliście dopiero dowiedzieć się, czym są automatyzacje.

1:06Może niekoniecznie jeszcze rozumiecie dokładnie jak to działa.

1:10Co można, co nie można, co jest możliwe, co niekoniecznie.

1:14I wiem, że może być to faktycznie na początku problematyczne, A z doświadczenia

1:18też wiem, że pierwsza automatyzacja dopiero ciągnie za sobą kolejne i robi się

1:22po prostu z tego taka pętla procesu i pętla wdrożenia automatyzacji.

1:26I zawsze ta pierwsza jest najtrudniejsza do wymyślenia.

1:29Więc to, co ja zawsze polecam naszym klientom, również to wypisanie sobie.

1:35Jeżeli naprawdę nie wiecie od czego zacząć.

1:37Weźcie kartkę papieru, długopis i przez 2 3 dni spisujcie wszystko co robicie.

1:44Dosłownie wszystko, wszystko co robicie.

1:46Oczywiście chodzi o kwestie prasowe i wtedy zobaczycie pewne procesy,

1:52zadania, czynności, które są powtarzalne.

1:55Na przykład wysyłacie umowę do klienta, wysyłacie maila z

1:59przypomnieniem o płatności.

2:00Na przykład generuje się na nowo grafikę, która tak naprawdę jest w

2:06Canvie i podmieniacie tylko napis.

2:08I to są rzeczy właśnie, które można zautomatyzować.

2:11Mając taką kartkę przed sobą, wypiszcie sobie na osobnym miejscu, na osobnej

2:16kartce właśnie te procesy, bo mówimy tutaj o procesach już w tym momencie te

2:21czynności, które są najczęściej powtarzalne.

2:25I w tym momencie mamy taką naszą listę potencjalnych procesów, które

2:30będziemy mogli zautomatyzować.

2:31I teraz drugi krok po tym właśnie spisaniu swoich działań

2:36jest zastanowienie się, jak ten proces wygląda.

2:40Bo możecie mieć na przykład pewien wycinek tego procesu tylko w dwóch czy trzech

2:44dniach bądź akurat w poniedziałek, kiedy to spisywaliście, robiliście

2:49coś inaczej niż zwykle.

2:51Więc usiądźcie teraz i wypiszcie sobie mniej więcej, bo dokładnego

2:57mapowanie procesów.

2:58Jeszcze Was nauczę, jakie kroki robicie w poszczególnych czynnościach.

3:03Czyli na przykład, jeżeli wysyłacie przypomnienie do klienta o płatności, to

3:07wchodzicie do systemu faktur, sprawdzacie, które faktury są nieopłacone,

3:13przygotowujecie sobie maila, wysyłacie.

3:15To jest właśnie proces, bardzo uproszczony sposób, więc zastanówcie

3:19się właśnie, jak to wygląda.

3:22Kolejną rzeczą, której akurat tutaj nie ma, ona jest trochę pomiędzy

3:25punktem drugim a trzecim.

3:26To jest priorytetyzacja automatyzacji.

3:30O tym też już będziemy mówić trochę później, trochę bardziej szczegółowo.

3:34Natomiast bardzo ważne jest, żebyście jak już macie tą listę 10 procesów,

3:39zastanówcie się, które zajmują Wam najwięcej czasu, są najczęściej

3:43powtarzalne i zostawcie takie 5 procesów, od których potencjalnie

3:49będziecie mogli zacząć.

3:50Następnie mamy tutaj wybór narzędzi i sprawdzenie ich możliwości.

3:55I to jest też bardzo istotne, ponieważ pewnie w częściach procesów

4:01działają już jakieś narzędzia, np.

4:03Do kwestii faktur korzystacie z fakturowni firmy bądź i firmy,

4:08na przykład do zarządzania zadaniami.

4:10Korzystacie z click upa notion bądź Trello?

4:13W każdym razie właśnie jak macie taki proces, musicie sobie wybrać

4:17jakich narzędzi korzystacie.

4:18Jeżeli nie wiecie jakie narzędzia wybrać, bo na przykład chcecie coś zmienić przy

4:22okazji wdrożenia automatyzacji, to bardzo ważne jest sprawdzenie możliwości ich

4:27integracji i ogólnie wszystkich narzędzi, z których korzystacie.

4:30Czyli znowu kłania nam się API i jego dokumentacja.

4:34Najprościej jest to zrobić w taki sposób, że wpisujecie w Google na przykład ClickUp

4:38API Documentation i w takim wypadku click upa właśnie

4:42wyskoczy Wam pewnie na pierwszym wyniku cała dokumentacja API click upa.

4:47To jest bardzo istotne, żeby sprawdzić, czy właśnie jest w ogóle takie API.

4:52Jeżeli nie ma.

4:53Jeżeli nie możecie znaleźć tego w Google'u, dobrze jest napisać do danego

4:56narzędzia, chociażby na support, bądź zadzwonić, jeżeli mają numer telefonu, bo

5:00często zdarza się tak, że to API jest, ale niekoniecznie dostępne publicznie.

5:05Następnie core.

5:06Najważniejsza rzecz, czyli implementacja automatyzacji.

5:09Dajcie sobie czas, dajcie sobie pewien blok czasowy na wykonanie takiej

5:13automatyzacji, bo miejcie z tyłu głowy, że mogą pojawić się jakieś nieprzewidziane

5:17błędy, nieprzewidziane sytuacje, albo będziecie od razu chcieli

5:21rozbudowywać daną automatyzację.

5:24Więc radzę naprawdę dać sobie taki blok dwóch, trzech godzin, na przykład trzy dni

5:28z rzędu, żeby taką automatyzację wykonać.

5:31Raczej nie zrobicie tego w 15 minut, szczególnie jeżeli to jest

5:33wasze pierwsze podejście.

5:35Następnie bardzo istotny krok, czyli testowanie automatyzacji, zanim wypuścić

5:39automatyzację na tak zwaną produkcję, czyli do pracy z klientami czy do pracy

5:44wewnątrz waszej firmy, wewnątrz waszego działu, musi minąć pewien czas, w którym

5:48automatyzacja będzie chodziła testowo.

5:51Co mam na myśli?

5:52Mam na myśli to, że robicie sobie pewne rozwiązanie i testujecie go

5:58tak naprawdę wzbogacając tę automatyzację. O testowe dane.

6:01Co bardzo istotne, o tym też jeszcze będziemy mówić.

6:04Też będziemy to pokazywać przy okazji wdrażania konkretnych automatyzacji.

6:08Natomiast bardzo istotne jest wypisanie sobie znowu możecie wziąć sobie kartkę.

6:13Wypiszcie sobie taką najbardziej optymalną, najszczęśliwszą drogę tego

6:18procesu, gdzie nigdy nic nie jest nie tak.

6:22Gdzie wszystkie odpowiedzi.

6:23Powiedzmy na różne możliwości są tak.

6:26Gdzie ten proces przebiega od początku do końca wzorcowo.

6:29I przetestujcie go 5, 10, 15 razy właśnie w taki sposób.

6:34Następnie wypiszcie sobie znowu na tej kartce, jakie możliwe sytuacje mogą

6:39spotkać nas w trakcie tego procesu Was klienta bądź dane, które

6:43przesyłamy między sobą.

6:45Które sprawią, że ten proces już nie działa wzorcowo.

6:48Nie kończy się.

6:49Takim samym success story jak ten proces pierwszy.

6:52Ten proces nasz idealny.

6:54i to jest bardzo ważne, żeby dokładnie to wypisać, żeby wypisać sobie wszystkie te

6:58elementy procesu, w których może pójść coś nie tak, bo właśnie ta lista będzie nam

7:02służyła do testowania automatyzacji.

7:04I tak naprawdę, jeżeli dopiero przetestujemy sobie te automatyzacje

7:08właśnie tym, takim wzorcowym procesem oraz wszystkimi, które wpadną nam do głowy,

7:13które mogą być no właśnie nie wzorcowe, jakoś pogubione, te dane mogą być

7:18niepoprawne i wszystkie te takie case'y wyeliminujecie, sprawicie, że ta

7:22automatyzacja i tak przejdzie bez błędów, bo na przykład staną się inne rzeczy.

7:27Poprosicie klienta o poprawne dane, bądź ktoś już człowiek będzie

7:31musiał zainterweniować.

7:32Wtedy właśnie wypuszczacie automatyzację na produkcję.

7:36Natomiast co bardzo istotne, to i tak nie znaczy, że Wasza automatyzacja

7:40zawsze będzie chodzić idealnie.

7:42Dlatego mamy ten punkt szósty.

7:44Wprowadzaj poprawki automatyzacji oraz automatyzuj dalej.

7:48Na etapie planowania, na etapie planowania testów może się zdarzyć, że nie wyłapiecie

7:54wszystkich możliwych wariacji błędów, które mogą się pojawić.

7:57Przyjmuje się zgodnie ze sztuką, że warto raz na dwa tygodnie lub jeżeli ta

8:02automatyzacja jest zaufana, to raz na miesiąc sprawdzić poprawność działania

8:07takich automatyzacji, przejść się po ich wykonaniach i sprawdzić, czy

8:10faktycznie wszystko działało poprawnie.

8:13No i ostatni taki krok.

8:14Tu mamy akurat go połączone również z krokiem szóstym.

8:17To jest automatyzacja dalszych procesów.

8:21Zaufajcie mi, być może jeszcze w tym momencie tego nie widzicie, ale kiedy

8:25wprowadzicie swoją pierwszą automatyzację i ona zacznie działać, zacznie pracować za

8:29Was, to odpali wam się w głowie taka lampka, wręcz taka eureka!

8:34Kurde, to działa, Potrzebuję tego więcej.

8:37Więc naprawdę, jeżeli będziecie mieć jakiekolwiek pomysły na

8:40automatyzację, od razu je zapisujcie.

8:42Zróbcie sobie jakąś tabelkę na przykład w Notion czy w Excelu, w których będziecie

8:46zapisywać swoje pomysły na automatyzację i po prostu planujcie kolejne

8:51działania i kolejne wdrożenie.

8:53Wasza firma naprawdę może działać sprawnie, wydajnie i efektywnie, bez

8:57konieczności zatrudniania nowych osób czy pracy 16 godzin na dobę.

9:01Tutaj mam jeszcze jeden ważny punkt, o którym chciałabym powiedzieć trochę

9:04więcej, czyli właśnie dokumentacja API.

9:07I zaufajcie mi, właśnie ta dokumentacja będzie Waszym przyjacielem.

9:11Ja wiem co prawda, że w Maku są moduły odpowiednich narzędzi i te moduły mają

9:16swoje end pointy, dzięki którym możemy wykonywać jakieś akcje.

9:20Natomiast tak jak Mikołaj pokazał Wam w module pierwszym, mamy coś

9:23takiego jak zapytania http.

9:25Mają one odpowiednią budowę i strukturę.

9:26O tym możecie dowiedzieć się więcej w ostatniej lekcji modułu pierwszego.

9:30Natomiast w tym momencie, kiedy nie możemy skorzystać właśnie z natywnych integracji

9:36w Maku, wchodzi dokumentacja API.

9:39Co ważne, dokumentacja API zazwyczaj pisane są w języku angielskim, ale mam

9:43nadzieję, że nie jest to żaden problem.

9:45Poza tym można skorzystać chociażby z chat GPT, który będzie nam taką dokumentację

9:49tłumaczył na język polski I co ważne, w dokumentacji API zawsze, ale

9:54to zawsze znajdują się wszystkie możliwe endpointy, wszystkie możliwe wywołania

10:00właśnie tego naszego interfejsu programistycznego, który możemy wykonać,

10:05więc nie ograniczają nas wtedy gotowe integracje.

10:08W Make u możemy zrobić dosłownie wszystko.

10:10Więc w momencie, w którym wpiszecie sobie ten proces i będziecie na etapie

10:13sprawdzania tych możliwości, pamiętajcie właśnie, żeby oprócz zajrzenia do make czy

10:18do sapera zajrzeć także do dokumentacji i dopiero wtedy weryfikować, czy

10:22coś da się zrobić, czy nie.

10:24Co też bardzo ważne, zawsze w dokumentacji API znajdziecie sposób

10:28autoryzacji do danego narzędzia.

10:30To też może być dla Was początkowo dość trudne, bo niektóre aplikacje wystarczy,

10:35że po prostu się do nich zalogujecie.

10:36Niektóre aplikacje wymagają wygenerowania specjalnego tokenu, a niektóre aplikacje

10:41po prostu podania loginu i hasła.

10:43To też zawsze znajduje się w pierwszych kilku stronach dokumentacji.

10:46Jeżeli nie wiecie jak sobie z czymś poradzić, dokumentacja

10:48jest dla Was za trudna. Coś Wam nie wychodzi.

10:50Mój sprawdzony tip wrzućcie taką dokumentację link do takiej

10:54dokumentacji do czatu GPT.

10:56Opiszcie swój problem, wrzućcie może błąd, który oddaje Wam make i wtedy uwierzcie

11:01mi, chat GPT bardzo często właśnie pomaga rozwiązywać takie problemy.

11:06Nakieruje Was na to, co może być nie tak, a bardzo często wyrzuci Wam dokładnie

11:12krok po kroku co powinniście zrobić.

11:14Pamiętajcie tutaj, żeby właśnie dopisać, że działacie na przykład w aplikacji make.

11:18com. To dla niego bardzo istotne.

11:20Okej, a jakie są w ogóle różnice w podejściu między automatyzacją dla

11:25siebie i automatyzacją dla całej firmy?

11:28Moim zdaniem jest to bardzo istotne, żeby to rozgraniczyć.

11:31Kiedy automatyzujemy dla siebie, to my wiemy wszystko.

11:34Wiemy wszystko o procesach, wiemy wszystko o tym, kiedy będziemy taką automatyzację

11:38tworzyć, jak ona będzie działać, że na przykład jest w fazie testów, że

11:42trzeba na nią uważać, że już w pełni działa i jest w pełni

11:46sprawna oraz jak właśnie z niej korzystać już faktycznie przy

11:51wprowadzaniu jej na produkcję.

11:53Natomiast w momencie, w którym robicie automatyzację dla zespołu, bądź nawet

11:57zatrudniacie agencję, która tworzy Wam automatyzację, po prostu dla Was, dla

12:01waszej firmy, dla obszarów różnych w Waszej firmie bardzo ważne jest, żeby

12:05angażować ludzi, angażować zespół w proces automatyzacji.

12:09Po pierwsze, to właśnie ludzie, którzy pracują z Tobą, są kopalnią

12:13wiedzy na temat procesów.

12:15Być może wydaje Ci się, że wiesz dokładnie, jak wszystko w Twojej firmie

12:18działa, ale na koniec dnia okazuje się, że na przykład pani Krysia robi coś zupełnie

12:22inaczej niż Ty zakładasz tylko dlatego, że jest jej tak wygodnie.

12:25I to właśnie zaangażowanie tych ludzi pozwoli im wczuć się w to i oddać też Ci

12:30tą wiedzę na temat tego, jak działa tak naprawdę Twoja firma.

12:34Kolejną rzeczą jest strach ludzi przed zwolnieniem, zdegradowaniem,

12:38zmniejszeniem ilości obowiązków.

12:40I to jest też bardzo częste.

12:42Bardzo często się z tym spotykamy po prostu w firmach, że ludzie nie są do

12:47końca zachwyceni, kiedy szef przychodzi i mówi Dobra, od dzisiaj automatyzujemy.

12:52A w momencie, w którym oni są w proces zaangażowani, są naszymi testerami, dają

12:57nam źródło wiedzy o procesach i o narzędziach.

13:00Wtedy oni czują się zaangażowani w cały ten proces i dużo bardziej

13:03pozytywnie do tego podchodzą.

13:05Dodatkowo przy automatyzacji, z której będzie korzystał zespół, bardzo ważne

13:09jest, żeby to właśnie ten zespół potrafił z tego korzystać.

13:12Żeby nie okazało się, że zrobisz jakąś automatyzację, zainwestujesz w jej

13:15wdrożenie, spędzisz godziny czasu na testy, a potem na koniec dnia okaże się,

13:21że Twój zespół w ogóle z tego nie korzysta.

13:23Bo nie wie jak, bo boi się, że coś popsuje, bo po prostu nie ma na to ochoty.

13:27Więc to jest bardzo ważne, żeby wziąć to też pod uwagę w trakcie właśnie planowania

13:31całej strategii wdrożenia, żeby tych ludzi, których masz pod sobą, którzy z

13:36tobą współpracują, po prostu wdrożyć w ten proces i zaangażować ich chociażby w

13:42testowanie, wymyślanie case'ów i po prostu używanie automatyzacji na co dzień.