Automatyzacja i AI w Biznesie i Marketingu: Identyfikacja procesów
na Autopilocie
7 godz. 24 min · Make · Biznes i Automatyzacje
Mikołaj i JuliaCzego się nauczysz
- Tworzenie kalendarza treści i automatyzacja publikowania
- Wykorzystanie chatGPT w codziennej pracy
- Automatyzacja w tworzeniu grafik
- Automatyzacja tworzenia raportów
- Automatyzacja E-mail marketingu
- Automatyczne podpisywanie umów
- Zautomatyzowany obieg faktur
- Automatyzacja w obszarze raportowania
- i wiele więcej
Teoria i strategiczne podejście do automatyzacji
Nie chcemy Ci pokazać, jak automatyzować kilka obszarów. Naszym celem jest nauczenie Cię rozumienia automatyzacji, abyś mógł samodzielnie wdrażać ją tam, gdzie jest potrzebna. Dlatego w pierwszym etapie skupimy się na filozofii automatyzowania, mapowaniu procesów oraz zrozumieniu, czym jest API. Dodatkowo stworzymy plan wdrażania automatyzacji, abyś miał solidne fundamenty do działania.
Automatyzacje w marketingu i biznesie
W tej części przejdziemy przez konkretne przypadki zastosowania automatyzacji, które będą stanowiły szczegółowe instrukcje wdrożenia. Dowiesz się, jak automatyzować takie procesy jak tworzenie grafik, wykorzystanie ChatGPT, automatyczne raportowanie, wystawianie faktur czy onbording klienta. Dzięki temu poznasz sprawdzone rozwiązania dostosowane do najczęstszych potrzeb w marketingu i biznesie.
Automatyzacja w codzienności
Na zakończenie nauczymy Cię, jak wprowadzać automatyzację w codzienne życie, aby poprawić swoją produktywność. Skupimy się na automatyzacji planu dnia, zarządzaniu pocztą e-mail oraz wykorzystaniu funkcji dostępnych na telefonach z systemem iOS. Dzięki temu małe, sprytne rozwiązania pomogą Ci w codziennych obowiązkach.
Dla kogo jest ten kurs?
Ten Kurs został stworzony z myślą o przedsiębiorcach, praktykach i specjalistach, którzy chcą pracować efektywniej i szybciej. Tak, to o Tobie mowa! Ten proces powstał dla osób, które:
Cześć!
Witam Was w lekcji trzeciej, w której porozmawiamy sobie trochę
o identyfikacji procesów.
Jak się do tego w ogóle zabrać?
Jak taki proces zmapować?
Jakiego narzędzia użyć?
Jak automatyzacja może pomóc Wam te procesy ulepszać?
Więc zacznijmy od tego, że macie już na tej kartce spisane te Wasze pomysły
na procesy do automatyzacji.
Pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, musimy jakoś tam no musimy
jakoś ten proces zmapować.
Musimy właśnie wiedzieć, jak dokładnie te procesy przebiegają,
co dzieje się, po czym, jakich narzędzi używacie, co się dzieje, kiedy ten proces
nie do końca wygląda tak, jak powinien.
Jeżeli coś się wysypuje, jeżeli na przykład w którymś miejscu dzieje się coś
innego niż powinno, zwykle we wzorcowym procesie można procesy mapować.
Oczywiście na kartce.
Nikt Wam tego nie zabroni.
Natomiast ja osobiście preferuję model używania narzędzi internetowych
przeglądarkowych w taki sposób, żebyście mogli od razu tworzyć foldery pod foldery,
kategorie i generalnie mieć te wszystkie procesy w jednym miejscu.
Pozwoli to też na dużo łatwiejszą zmianę w momencie, w którym proces
przechodzić będzie ewolucję.
Zacznijmy więc od narzędzi do mapowania procesów.
Co w ogóle jest dostępne na rynku?
Oczywiście pokażę Wam tutaj trzy przeze mnie najczęściej używane.
Takich rozwiązań jest masę, jak chociażby same rozwiązania od Microsoftu,
które również mogą się Wam sprawdzić.
Zacznijmy od narzędzia Wikol.
Wikol jest takim typowym właśnie narzędziem do mapowania procesów.
Jednocześnie jest on bardzo ładny i wizualnie przejrzysty.
Pozwoli Wam, nawet jeżeli nie macie w tym doświadczenia, bardzo łatwo zacząć.
I właśnie na nim będziemy opierać się, kiedy będę Wam pokazywać
mapowanie procesu przykładowego.
Następnie mamy Miro.
Miro jest dobre zarówno do mapowania procesów, jak i ogólnie do tworzenia
notatek, map, myśli, warsztatów.
To jest naprawdę wielozadaniowe narzędzie i tak naprawdę kombajn, który
który pozwoli Wam rozpisać w sposób wizualny całą firmę, wszystkie procesy,
myśli i to, co robicie z klientami.
Naprawdę, jeżeli jeszcze nie znacie.
To nawet jeżeli nie będziecie z niego korzystać do mapowania procesów, polecam
się z nim zapoznać, bo jest naprawdę ciekawym narzędziem.
Pozwala też na uczestniczenie w warsztacie wielu osób.
Dajecie linka do Miro właśnie, w którym prowadzicie warsztat.
Można tam przeprowadzać takie rzeczy jak głosowania, ustawianie
czegoś, praca zespołowa.
Jest to szczególnie przydatne właśnie kiedy musicie zrobić jakiś brainstorm.
Ostatnim narzędziem, jak widzicie najbardziej technicznym, jest audio.
Dravio jest już typowo narzędziem skierowanym do osób bardziej
zaawansowanych, ponieważ jest ono stricte powiązane z modelowaniem procesów
biznesowych w języku w modelu BPMN.
Tutaj już nie mamy tego odwzorowania kolorystycznego, wszystko
jest czarno białe.
Natomiast jeżeli zależy Wam na takim bardzo technicznym poukładaniu swoich
procesów i też na zrzucaniu w bardzo ładnej, graficznej formie, ale takiej
bardzo prostej procesów, żeby je gdzieś poukładać na dysku Google, a nie
mieć stricte w tym narzędziu.
To również takie narzędzie mogę Wam polecić.
Jest ono również dobre, jeżeli kiedyś dostaniecie taki proces.
Dostaniecie właśnie proces od kogoś od klienta i będziecie
musieli go jakoś otworzyć.
To właśnie drive jest takim narzędziem, które pozwoli Wam na
podgląd takiego procesu.
Przejdźmy więc do mapowania samego procesu.
Jak widzicie tak wygląda czyste, zupełnie świeże, nowo założone konto w MS.
U nas będzie interesowało stworzenie nowego boardu.
Ogólnie podczas tej lekcji smakujemy sobie przykładowy proces sprzedaży.
Taki najbardziej klasyczny proces sprzedaży firm usługowych, które mają
formularz na stronie internetowej.
Nazywamy sobie to więc.
Proces sprzedaży.
Proces sprzedaży.
I mamy tutaj wiele opcji.
Oczywiście możemy sobie wybrać jakąś templatkę, natomiast my z tego w
tym momencie korzystać nie będziemy.
Oczywiście tutaj pokazuje mi się jakiś samouczek, jak to zwykle bywa.
I teraz tak ja nie mam tutaj zamiaru wykładać Wam teraz teorii
BPMN, bo to nie o to chodzi.
Nie chodzi o to, żebyście kuli teraz na blachę wszystkie znaczenia poszczególnych
modułów, poszczególnych prostokątów, trójkątów, wielokątów i tak dalej,
ponieważ i tak dla Waszych prywatnych potrzeb musicie tylko umieć rozpisać sobie
ten proces i wiedzieć mniej więcej, jaką sami sobie legendę do tego dacie.
Do tego od strony dokładnego rozpisania procesów i sprawdzenia, kto daną
czynnością się zajmuje, a później ustaleniem sobie, gdzie właśnie
wchodzi automatyzacja, niż sensu stricte dokładnego mapowania procesów
zgodnego z dokumentacją BPMN.
Przejdźmy więc do już do naszego procesu.
Mamy tutaj kilka opcji jak Diagram Shapes.
Mamy notatki, mamy różne moduły.
Sobie z tego wyjdziemy.
Mamy mindmapy, czyli po prostu mapy myśli i różne opcje już stricte graficzne.
My będziemy korzystać z naszych diagramshapsów.
I taką podstawową rzeczą będzie po prostu prostokąt.
Prostokąt, który będzie naszą czynnością.
Właśnie na potrzeby tego będziemy korzystać tak naprawdę z kilku figur
geometrycznych i nasz prostokąt będzie pewną czynnością,
która dzieje się w procesie.
Natomiast nasz proces ma też pewien początek.
W ogóle zawsze musimy ustalić sobie, w którym momencie rozpoczynamy mapować
proces i w którym momencie ten proces się kończy.
W naszym przypadku mamy proces sprzedaży, który który w naszej firmie przykładowej w
firmie X zaczyna się od tego, że klient wypełnia formularz.
Po wypełnieniu formularza kontaktuje się z nim sprzedawca, umawia
rozmowę sprzedażową.
Po rozmowie sprzedażowej taki klient otrzymuje ofertę, zapoznaje się
z nią, odsyła do uwag lub nie.
Następnie taka oferta jest jeszcze dogadywana jeszcze raz ze sprzedawcą.
Następnie klient podejmuje decyzję, że działamy lub nie działamy
i wtedy jest podpisanie umowy oraz wpłata zaliczki i wystawienie faktury
i następnie klient przechodzi do obsługi klienta.
To jest taki wzorcowy proces, który tutaj mamy.
To już, o czym wam mówiłam, to bardzo ważne, żeby na każdym takim etapie na
przykład klient wypełnia formularz.
Dzwoni do niego sprzedawca.
My sobie założymy w tym procesie już dla uproszczenia, że klient odbiera.
Natomiast musimy mieć też jakąś ewentualność na wypadek,
gdyby klient nie odebrał.
Musimy wiedzieć, ile razy taki sprzedawca będzie próbował do niego zadzwonić, czy na
przykład raz zadzwoni, raz wyśle maila, raz wyśle smsa.
To są bardzo ważne rzeczy, które potem wyjdą nam na etapie automatyzacji,
ponieważ jeżeli czegoś nie zawrzemy już na tym etapie właśnie mapowanie tego procesu,
to potem w etapie automatyzacji część rzeczy może nie dziać się sama i ten
proces automatyzacja może nie działać.
I bardzo często spotykamy się właśnie z takimi przypadkami, kiedy
ktoś zrzuca winę właśnie na automatyzację, kiedy to już na tym etapie mapowania
procesów coś było po prostu nie w porządku.
Właśnie w notacji BPMN i my sobie też z tego skorzystamy.
Początek procesu oznacza się kółkiem.
My sobie to oznaczymy na przykład niebieskim kołem.
I co ważne i to ja się też tego trzymam przy mapowaniu procesów zawsze kiedy
piszemy, piszemy, opisujemy daną czynność, to nie używamy po prostu czasownika.
Na przykład nie wiem, Julia wypełnia formularz kontaktowy, tylko
używamy rzeczowników odczasownikowych, czyli wypełnienie,
sprawdzenie, zadzwonienie.
To jest taki przyjęty międzynarodowo tak naprawdę standard, którego ja się
trzymam i którego też was tutaj nauczę.
Więc naszą pierwszą czynnością.
Pierwszą rzeczą, która dzieje się w obrębie naszego procesu jest wypełnienie.
Formularza przez klienta.
Ok, i to jest nasz start.
Następnie, tak jak tutaj już mówiliśmy, jest zadzwonienie do klienta
i zadzwonienie do klienta.
I teraz musimy sobie to połączyć strzałką.
Tutaj akurat w musicalu wystarczy, że wciśniemy sobie po prostu tą strzałeczkę,
bo mamy pierwszą czynność i drugą czynność.
I teraz dzwoniąc do klienta najprostszą dalszą czynnością jest
umówienie rozmowy sprzedażowej.
Natomiast może być tak, o czym Wam też mówiłam, że niekoniecznie
sprzedawca dodzwoni się do klienta?
Niekoniecznie klient będzie chciał się faktycznie spotykać, bo na przykład
wypełnił formularz, ale jednak mu się odwidziało.
W takim przypadku, kiedy chcemy sobie zrobić różne opcje.
Tak naprawdę nasze if y to dajemy sobie trójkącik.
Oczywiście możemy go zmniejszyć.
To już kwestie wizualne.
Nie wpisujemy tutaj nic i bierzemy sobie teraz znowu nasz prostokąt.
Dodajemy go tutaj.
Oczywiście to jak sobie to poukładacie już sensu stricte to nie ma znaczenia.
Jedyne co to polecam układać to od lewej do prawej, a nie od góry do dołu,
bo prościej jest się w tym połapać.
Więc mamy dwie opcje albo klient się umówił, albo tak naprawdę dla
uproszczenia dajmy, że wypada z procesu.
Czyli jeżeli wypada z procesu to jest usunięcie.
Klienta z lejka sprzedażowego.
Usunięcie czy wrzucanie na przykład na stracone.
I teraz możemy sobie tutaj dać strzałkę właśnie do tego miejsca.
Następnie możemy sobie to skopiować i dać to tutaj, tak,
żeby było równo w miarę. Postaram się.
A jeżeli nam się uda dodzwonić do klienta i umówić na spotkanie, to
właśnie jest umówienie.
Spotkania sprzedażowego.
I tutaj mamy tak naprawdę drugą opcję, która może się zadziać.
Możemy sobie podpisać tutaj właśnie to, co nam też podpowiada.
Nawet to narzędzie, to podpisanie, czyli utrata i spotkanie,
tak, żebyśmy wiedzieli.
Jak bardzo rozgałęzia nam się ten proces.
Więc kiedy umówimy się już na spotkanie sprzedażowe, no to jest jakby samo to
przeprowadzenie spotkania sprzedażowego.
Wiadomo, że w zależności od firmy być może już na tym spotkaniu, bez konieczności
wysyłania oferty, klient zgodzi się podpisać umowę i zdecyduje
się wpłacić zaliczkę.
Tutaj tutaj jakby rozpisujemy taki przykładowy proces, możemy to
zupełnie sobie modyfikować.
I po spotkaniu sprzedażowym przesyłamy ofertę.
I na tym etapie znowu możemy zrobić sobie to rozgałęzienie i już dla uproszczenia
uznać, że klient ma dwie opcje albo tą ofertę przyjmie
i wtedy podpisujemy z nim umowę i wystawiamy fakturę, albo
tej oferty nie przyjmie.
Co sprawia, że znowu mamy dwie opcje, albo on nam w ogóle wypada z procesu, albo
odbijamy się i renegocjujemy tą ofertę.
Więc tak naprawdę co możemy tutaj zrobić?
To są teraz skopiowanie sobie na przykład tego, wklejenie tutaj.
Wrócimy sobie tutaj i jest stworzenie umowy.
Dobrze, możesz podpisanie umowy.
To jest, kiedy klient zgodzi się z nami współpracować.
Tylko musimy sobie kawałek przesunąć.
To strzałka.
Podpisanie umowy i klient.
Tutaj mamy przyjęcie Oferty.
I tutaj mamy jedną opcję.
Mamy drugą opcję, która składa się na to, że mamy renegocjacje oferty.
To jest nasza druga opcja i jest nawet renegocjowanie oferty.
I mamy naszą trzecią opcję, czyli usunięcie klienta z lejka
sprzedażowego, bo odrzucił nam ofertę.
Ok.
I kiedy renegocjujemy ofertę, znowu mamy podpisanie umowy, podpisanie umowy lub
usunięcie klienta z lejka sprzedażowego.
Więc znowu tak naprawdę powinniśmy sobie zrobić tutaj trójkącik,
bo to się może rozwikłać na dwa sposoby.
Tylko sobie usunę tą strzałkę.
Tak, mamy podpisanie umowy bądź usunięcie klienta z lejka sprzedażowego.
Już sobie skopiuję stąd tekst.
Dajemy sobie oczywiście tutaj strzałeczka i mamy dwie opcje,
ale nam się to rozjechało.
Ale to nic.
I teraz tak na prawdę powinniśmy sobie zrobić to trochę szerzej, bo teraz
wszystkie te opcje to nasze podpisanie umowy I to nasze podpisanie umowy składa
się do jednej rzeczy, czyli do tak naprawdę w poprawnym BPMN w zależności
od tego jakich używamy, bo są różne rodzaje tych czworokątów, używamy ich
właśnie w różny sposób i też często właśnie taki proces kończy się znowu takim
czworokątem, zanim zejdzie się do jednego modułu.
Natomiast już nie będę wprowadzać tutaj takich szczegółów, ponieważ jest to
w tym momencie naprawdę nieistotne.
I teraz po podpisaniu umowy jest przekazanie klienta do obsługi
klienta, czyli naszego działu Cez.
Można to tak nazwać i to się dzieje W tym momencie.
Sobie tylko trochę odsunę i dam trochę wyżej.
Są tam strzałka, więc mamy to albo po tej opcji, albo mamy to po tej opcji.
Wiadomo, że to powinno być zrobione delikatnie, ładniej.
Teraz te strzałki nam się będą pokrywać, więc mamy dwie drogi w tym przykładowym
procesie, które prowadzą nas do właśnie przekazania klienta do obsługi klienta.
I w naszym przypadku, w przypadku procesu sprzedażowego to jest już tak naprawdę
ostatni punkt naszego procesu, czyli możemy sobie na czerwono zaznaczyć
koniec albo na zielono, jak wolimy, albo na zupełnie inny kolor.
I tutaj już nie wpisujemy nic.
To jest jakby koniec naszego procesu.
I teraz tak naprawdę mamy zmapowane wasz pierwszy proces.
Gratulacje.
I żeby poprawnie go potem zautomatyzować, musimy zastanowić się teraz tak naprawdę,
wpisując tutaj na komentarza jaki jest, kto to robi, W sensie człowiek,
na jakim stanowisku to robi. To jest pierwsza rzecz.
Po drugie jakie narzędzie jest do tego używane?
Na przykład zadzwonię do klienta, to wiadomo, że to jest telefon komórkowy.
Ale jeżeli wysyłamy maila do klienta czy wysyłamy na przykład korzystamy z Gmaila,
z Outlooka i tak dalej, i tak po kolei na przykład, że wysyła to
sprzedawca albo przez sales.
I tak po kolei każde z tych modułów należy opisać, bo takie opisanie pozwoli nam
właśnie zaplanować automatyzację, pozwoli nam zrobić taki overview na to, jakich
narzędzi używamy, kto nad tym pracuje i ewentualnie wiadomo, że jeżeli używamy
jakichś narzędzi, to najprawdopodobniej ten proces, ten fragment procesu, ta
czynność może zostać zautomatyzowana.
Bo co jest też bardzo istotne, my nie automatyzujemy całego
procesu od początku do końca.
My nie zautomatyzujemy całego procesu sprzedaży tak, żeby odbywał
się on totalnie bezobsługowo.
My automatyzujemy tylko fragmenty tego procesu.
Właśnie w takim procesie możemy zautomatyzować chociażby umawianie
spotkania sprzedażowego, ponieważ możemy wykluczyć ten krok, czyli zadzwonienie do
klienta i po prostu wysłać maila automatycznie po tym,
kiedy wypełnij formularz.
Możemy użyć do tego chociażby enkola, o którym mówimy w module 5,
żeby wrzucić linka, na którego klient może bezpośrednio umówić swoje spotkanie.
I właśnie w taki sposób musimy podejść do tego procesu jako do pewnych kroków,
pewnych wycinków, które będziemy stąd zabierać, automatyzować, tak, żeby
ludziom po prostu było prościej.
Wiadomo, że przeprowadzenie spotkania sprzedażowego musi odbyć się face to face.
Nie wykluczamy takiego kontaktu człowieka z człowiekiem.
Natomiast na naszym spotkaniu może być podpięty na przykład bot AI,
jak chociażby Firefly, który będzie notował i który potem z tych notatek.
Po pierwsze ułatwi nam to stworzenie oferty, a po drugie z takich notatek
możemy zrobić sobie po prostu listę zadań do zrobienia dla danego klienta.
Więc mam nadzieję, że dzięki temu pokazałam Ci właśnie jak dobrze mapować
procesy oraz w jaki sposób w ogóle podchodzić do ich mapowania.
Właśnie w kontekście automatyzacji.
Ok, mamy w takim razie już nasz proces.
Teraz zastanówmy się, jak można go ulepszyć dzięki automatyzacji.
Pierwsze, co możecie zrobić, to w ogóle spojrzeć tak z lotu ptaka na ten proces,
który sobie przed chwilą rozpisaliśmy lub każdy proces, który rozpiszemy
sobie we własnym zakresie.
Przede wszystkim zastanówcie się, czy wszystkie kroki w tym
procesie są Wam potrzebne.
To jest w ogóle pierwsza rzecz, czyli eliminate, ponieważ tak naprawdę takie
usprawnianie procesów biznesowych można opisać w trzech krokach.
Eliminate Ultimate Delegate, czyli wyeliminuj zbędne kroki procesu, które są
tylko takimi zapychaczami, których nie musisz robić albo które mogą być złączone
na przykład w jeden krok z innym i trochę skrócone.
Następnie jest zautomatyzuj, czyli to wszystko, co się da.
Do tego zaraz dojdziemy, należy zautomatyzować i następnie delegate, czyli
w momencie, w którym to nie zawsze musisz robić ty.
Bo kiedy jest proces dobrze spisany, kiedy mamy już pełny obraz tego,
co się dzieje w firmie. Dlaczego?
Co się dzieje, kiedy coś się nie dzieje?
I tak dalej, i tak dalej.
To właśnie pozwala nam to na oddelegowanie części procesów i oddanie ich w
ręce osób za nie odpowiedzialnych.
Co pozwala firmie rosnąć, a Tobie działać bardziej strategicznie.
Automatyzacja oczywiście może nam usprawnić te procesy.
Może sprawić, że proces, który wyestymowaliśmy sobie na działanie
w trakcie 30 minut zajmie 30 sekund.
To jest jakby taka podstawowa rzecz, którą daje nam automatyzacja.
Natomiast właśnie przy okazji automatyzacji, przy okazji tego mapowania
procesów, możemy się zastanowić nad tym, czy wszystkie te kroki w procesie, które
sobie wypisaliśmy, są na pewno potrzebne.
Zastanów się, czy na przykład wszystkie miejsca, w których oddajesz coś papierowo,
w których przekazujecie informacje ustnie, telefonicznie, właśnie na papierze, nie
mogą zostać zdigitalizowane, a co za tym idzie ostatecznie zautomatyzowane.
Dobrym krokiem jest też wyeliminowanie zbyt dużej ilości osób z danego procesu.
Zastanów się, czy na pewno Twój proces musi wykonywać 5 6 osób.
Czy nie wystarczy, żeby było ono odpowiedzialnością jednej osoby?
Zastanów się również, czy wszystkie elementy tego procesu są faktycznie
zgodne z Twoimi wartościami.
Część osób w firmach mogą mieć wartości nastawione właśnie na klienta, na rozwój,
na bycie jak najbardziej efektywnym.
Spójrz na ten proces jeszcze raz i zastanów się, jak możesz
podnieść jego efektywność.
Dobrym krokiem jest również zapytanie Twojego zespołu, gdzie widzą
nieefektywności w danym procesie.
Możesz także zapytać swojej żony, przyjaciela, przyjaciółki.
Proszę, spójrz na ten proces.
Robimy w nim to, to i to.
On ma dać nam to i to.
I poproś ich, żeby trochę w roli adwokata diabła popytali cię o ten proces.
Właśnie taka konstruktywna wymiana myśli, czasem pytania, których
sam sobie nie zadasz, np. Po co?
Dlaczego tak robicie?
Dlaczego nie robicie tego w zupełnie inny sposób?
Pomogą Ci zrozumieć i podejść do tego procesu zupełnie od innej strony, a co za
tym idzie jeszcze bardziej go ulepszać.