Automatyzacja i AI w Biznesie i Marketingu: Jedno źródło prawdy - Baza klientów

0:00Witam Was w module poświęconym automatyzacji biznesu.

0:03W tym module przejdziemy przez praktyczną część automatyzacji.

0:06W tym module pokażemy Wam wraz z Mikołajem dlaczego i w jaki sposób najlepiej

0:11stworzyć jedno źródło prawdy, w tym przypadku na RTable.

0:16W jaki sposób automatycznie tworzyć bazę klientów?

0:18W jaki sposób zarządzać obiegiem faktur, zarówno tych kosztowych, jak

0:22i przychodowych w firmie?

0:23W jaki sposób automatycznie podpisywać umowy z klientami?

0:26Skupimy się też na onboarding u klienta oraz raportowaniu.

0:30Zaczynajmy więc.

0:32Zacznijmy więc od w ogóle całej idei, całej wizji jednego

0:36źródła prawdy w firmie.

0:38To jest bardzo istotne, ponieważ wiemy, jak to wygląda.

0:43Wasze leady są w CRM ie, na przykład w Pipedrive czy w Livespace.

0:47Następnie w obsłudze klienta pracujecie na zadaniach na Notion,

0:51click upie czy asanie.

0:53Wasze faktury wszystkie są albo w fakturowni w firmie, być może w Comarchu.

0:59Komunikacja z klientami najczęściej odbywa się po prostu drogą

1:01mailową bądź telefonicznie.

1:04Najczęściej prognozy i wyliczenia finansowe P&L trzymacie w Excelu tak

1:10samo jak dane o Waszych pracownikach.

1:12I tak naprawdę wszystkie te informacje o Waszych klientach, pracownikach,

1:16fakturach, które wystawiacie cashflow firmy, przychodach, kosztach oraz

1:21umowy są w zupełnie innych miejscach.

1:23Pokażemy Ci dzisiaj system, dzięki któremu będziesz mógł mieć to

1:27wszystko w jednym miejscu.

1:28Wszystkie dane będą ze sobą zintegrowane, a Ty będziesz mógł spać spokojnie,

1:32ponieważ zawsze będziesz wiedział, że część rzeczy dzieje się automatycznie i

1:37nigdy żaden klient nie zostanie bez opieki.

1:39W tej lekcji stworzymy wzorcową, ale podstawową bazę danych w RTable, w której

1:46będziesz przechowywać dane o swoich klientach, pracownikach, umowach oraz

1:51fakturach, a co za tym idzie o przychodach i kosztach.

1:54Pozwoli Ci to też na dużo łatwiejsze prognozowanie zarówno Twoich przychodów,

1:59kosztów jak i całego cash flow firmy.

2:01Skupimy się na stworzeniu jednej bazy danych w RTable,

2:05ponieważ jest to jeden z najprostszych systemów, żeby coś takiego zbudować.

2:09Jako nasz CRM przyjmiemy sobie pipedrive.

2:12Natomiast to samo możesz zrobić za pomocą HubSpot czy Livespace.

2:16Pipedrive to tylko przykład.

2:18Przejdźmy teraz do mojego komputera.

2:19Pokażę Ci jak założyć konta na Airtable Make oraz w Pipedrivie.

2:24Pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić to założenie konta na Airtable.

2:28Chyba, że już takowe posiadasz, wtedy po prostu skorzystamy z tego, które już masz.

2:33Natomiast jeżeli tego nie masz, musisz się zarejestrować.

2:36Najprościej jest zrobić to klikając tutaj Singapur for free.

2:41Użyjemy sobie maila po prostu logowanie mailem.

2:44Możesz się też zalogować Googlem i mam stworzone specjalnie dla na

2:49potrzeby naszego kursu osobny e-mail.

2:55Dzięki czemu mogę się zalogować.

2:59Stworzymy sobie hasło wrzucamy Continue.

3:05Tutaj przeklikujemy dosłownie przez.

3:07Tutaj przeklikujemy dosłownie przez cokolwiek.

3:11Tutaj skipujemy.

3:13Tutaj na razie nie wrzucamy żadnej bazy danych.

3:16Musimy zrobić swój pierwszy projekt.

3:20Możemy go nazwać Test.

3:22Klikamy Continue.

3:24Powiedzmy, że chcemy trakować projekty.

3:26Mogą być statusy, priorytety i start date.

3:30Tego nie chcemy.

3:32Będziemy tworzyć sobie automatyzację później i grid only.

3:37W tym momencie nam wystarczy.

3:38Jak widzicie tworzy się nasza pierwsza baza.

3:40Natomiast my naszą pierwszą bazę będziemy dosłownie.

3:42W momencie, w którym nam się załaduje to.

3:47Natomiast my tą pierwszą bazę będziemy usuwać i tak i tak.

3:52Przechodzimy tutaj i tutaj mamy nasz workspace.

3:55My First Workspace.

3:57Na start dostaniecie 14 dni darmowego triala.

4:00Pierwsze co robimy to usuwamy tą bazę i tworzymy nową bazę od podstaw.

4:07I na ten moment to wszystko co potrzebujemy zrobić z Airtable.

4:10Przechodzimy teraz do make.

4:12Ja w tym momencie jestem na make u na zarejestrowaniu się z naszego linka

4:18firmowego, dzięki któremu mamy miesiąc planu Pro zupełnie za darmo.

4:23Pewnie będziemy udostępniać gdzieś tam na You też również ten link,

4:27więc wpisujemy sobie name. Może być Julia.

4:31Będzie sobie eduweb.

4:33biz Małpa work.

4:37Tworzymy sobie hasło.

4:41Tworzymy.

4:41Wybieramy sobie kraj i bardzo ważne żeby wybrać tą EU, ponieważ wtedy serwery będą

4:47w Unii Europejskiej zgodnie ze wszystkimi wytycznymi Unii Europejskiej.

4:51Klikamy sobie, że zatwierdzamy.

4:54Aha, nie zweryfikowałam, że jestem robotem, Więc jeszcze raz i muszę

4:59teraz potwierdzić swój e-mail.

5:01Jak potwierdziłam swój e-mail to mnie wylogowało, więc loguję się raz jeszcze

5:05i muszę znowu przejść przez ankietę.

5:08Znowu ona jest wyłącznie do celów statystycznych, więc absolutnie

5:11nie musicie się tym przejmować.

5:13Przeklikujemy przez cokolwiek i jesteśmy już w naszym oprogramowaniu, w którym

5:18będziemy tworzyć automatyzację.

5:21Ostatni program, ostatnie narzędzie, czyli Pipedrive.

5:24Jeżeli chodzi o Pipedrive, to ma on 14 dniowy trial,

5:29czyli bezpłatną wersję systemu.

5:33Natomiast sam w sobie nie ma bezpłatnej wersji, więc po tych 14 dniach będziecie.

5:39Jeżeli skorzystacie z tego co tu pokazujemy, będziecie musieli

5:42wybrać najlepszy plan dla siebie.

5:44W naszym przypadku i w przypadku w ogóle automatyzacji.

5:48Jeżeli faktycznie chcemy automatyzować pipeline, to opłata miesięczna wynosi

5:5237,90 i to jest wyrażone w euro I taki właśnie też plan sobie rozpoczniemy.

5:59Wypróbujemy za darmo.

6:01Podajemy swój służbowy mail.

6:06Dodajemy nową firmę, przynajmniej w moim przypadku.

6:08Chyba, że już macie pipedrive.

6:11Imię moje to jest Julia.

6:13I wpisujemy sobie numer telefonu.

6:17Tu może być losowy.

6:20I tutaj znowu znowu cokolwiek wpisujemy, musimy tutaj wpisać nazwę firmy.

6:29Ja pozwólcie, że wpiszę sobie testową firmę.

6:32Powiedzmy, że moja firma ma jedną osobę i jest to firma związana z rolnictwem i też

6:38jedna osoba będzie korzystać z mojego pipedrive, oczywiście tworząc pendrive'a

6:42dla swojej własnej organizacji.

6:44Dobrze by było, gdybyście podali faktycznie prawdziwe dane, ponieważ wtedy

6:48Pipedrive będzie dostosowywał pewne rzeczy pod Was.

6:52Natomiast my już mamy naszego pipedrive.

6:54W tym momencie możemy przejść do RTable i stworzyć naszą bazę danych, do której

6:58będą trafiać dane właśnie z PIP Drive'a.

7:01Pierwszą rzeczą, jaką zawsze robimy, a przynajmniej ja to zawsze robię, kiedy

7:05stworzę nową bazę, to jest nazwanie jej.

7:08I nasza baza będzie się nazywać po prostu baza firmowa.

7:11Ponieważ będziemy mieć tu wszelkie informacje na temat naszej firmy.

7:14Wybieramy sobie kolor.

7:16A może wybiorę sobie taki fioletowy?

7:18Zamykamy sobie tutaj to okienko i mamy naszą bazę.

7:21Oczywiście będą nam wyskakiwały samouczki z RTable, ale tym się nie przejmujcie.

7:25Możecie podążać krok w krok za tym, co robię tutaj.

7:28Pierwszą rzeczą, którą zawsze robię, kiedy tworzę sobie nowe bazy i kiedy tworzę nowe

7:33tabele, to jest usunięcie tych trzech kolumn, które się tu znajdują.

7:39Ok, mamy teraz tak naprawdę praktycznie pustą bazę.

7:43Natomiast teraz musimy zastanowić się, co my w tej bazie w ogóle będziemy trzymać.

7:47Bo tak jak już wam mówiłam przed chwilą, będziemy tu trzymać zarówno dane klientów,

7:52dane naszych pracowników, dane o fakturach przychodowych oraz kosztowych

7:57oraz nasze dane o umowach.

7:58Na ten moment jesteśmy tutaj na etapie, gdzie dodajemy nowych klientów.

8:04Celem naszej automatyzacji w tym momencie jest to, żeby leady, które w Pipedrive

8:09zostaną zakończone wpadną na odpowiedni etap, staną się

8:13naszymi klientami, tak, żeby one wpadły do naszej bazy

8:17klientów i żebyśmy mogli na przykład wystawić dla nich fakturę, żebyśmy mogli

8:21przypisać im specjalistę, żebyśmy mogli wrzucić ich w nasze podcasty przychodowe.

8:26Więc w tym momencie musimy stworzyć coś takiego, co nazywa się właśnie bazą

8:30klientów, więc naszą pierwszą tabelę zmienimy jej nazwę

8:34właśnie na bazę klientów.

8:37Klikamy save.

8:39Bardzo istotne jest to, że my w tym momencie, w tym kursie nie będziemy

8:43wypełniać dokładnie całej bazy.

8:45Nie będę też wrzucać tutaj wszystkich kolumn, które powinny być wrzucone lub Ty

8:50uważasz, że powinny być wrzucone jeżeli chodzi o dane klientów.

8:53Skupimy się na takich zupełnych, zupełnych podstawach.

8:56Natomiast wszystko co tu widzisz możesz rozbudowywać pod swoje potrzeby.

8:59Ok. Mamy naszą bazę klientów.

9:01Zaraz będziemy tworzyć kolumny, które odpowiadają odpowiednim

9:04danym o naszych klientach.

9:06Natomiast nasi klienci są obsługiwani przez nasz zespół lub nie.

9:10Jeżeli jesteś solo trenerem.

9:12Natomiast dobrze jest stworzyć sobie właśnie, kiedy masz kogokolwiek, kto

9:16obsługuje też Twoich klientów właśnie pustą tabelę, która jest bazą pracowników.

9:25I tutaj znowu na początek usuwamy te trzy kolumny i zaraz będziemy tworzyć kolumny

9:31odpowiednie dla naszych pracowników.

9:35Jest to o tyle istotne, że chcemy wiedzieć, który klient jest

9:38przypisany do którego pracownika.

9:41Jeśli jesteś właścicielem firmy usługowej, wiesz, że to jest bardzo istotne, żebyś na

9:46bieżąco wiedział, jaki klient jest obsługiwany przez tego

9:50człowieka, z którym pracujesz.

9:51Więc mamy naszą bazę klientów, Mamy naszą bazę pracowników

9:55i teraz najwyższy czas, żeby właśnie stworzyć kolumny odpowiadające

10:01odpowiednim danym o klientach.

10:04Pierwsza kolumna to będzie nasza kolumna z nazwą firmy, taką dosłowną nazwą firmy

10:09wyciągniętą z KRS u, bo nazwy firm się generalnie nie powtarzają,

10:14więc może to być nasza unikatowa nazwa tej kolumny, więc tutaj będzie pełna

10:21nazwa firmy.

10:23To jest jakby taka pierwsza rzecz, której potrzebujemy.

10:26Wiem, że wiele firm ma inną nazwę w KRS ie, a inaczej na przykład

10:30nazywa się ich marka. Wy na nich inaczej mówicie.

10:32Macie na nich jakąś swoją nazwę.

10:36Dlatego też naszą drugą kolumnę nazwiemy nazwa skrócona,

10:41tak żebyście mogli w łatwy sposób odnaleźć jakiegoś klienta, który ma zupełnie inną

10:45nazwę w KRS ie niż właśnie w waszej komunikacji czy w mailach mamy

10:53pełną nazwę firmy, Mamy nazwę skróconą.

10:55Potrzebujemy na pewno numeru NIP, który jest number em.

11:02I teraz bardzo ważne nie mamy tutaj miejsc po przecinku,

11:07nie pokazujemy tych separatorów.

11:10I tutaj też nic nie robimy.

11:12Po prostu mamy NIP.

11:15Więc mamy nazwę klienta, mamy NIP klienta.

11:19Musimy mieć także imię i nazwisko do osoby kontaktowej.

11:23Więc tutaj tak.

11:24Imię.

11:27Więc teraz tak. Imię.

11:30Więc teraz tak. Imię i nazwisko osoby kontaktowej.

11:38I znowu mamy singleline text.

11:42Jest też potrzebny nam oczywiście mail do osoby kontaktowej.

11:49I wybieramy sobie tutaj email.

11:52Jest nam również potrzebny numer telefonu do takiej osoby, bo jednak klient

11:56preferuje czasem opcję porozumiewania się przez telefon, czasem przez maila, czasem

12:01przez jakiś wewnętrzny komunikator.

12:03Natomiast musimy wiedzieć po prostu w razie wu, żeby móc do klienta zadzwonić.

12:11I mamy tutaj też coś takiego jak właśnie numer telefonu.

12:15Następnie, jeżeli mamy kilka usług, dobrze byłoby wiedzieć na jaką usługę

12:20mamy podpisanego danego klienta.

12:22Mamy więc możliwość, żeby ten klient był podpisany na jedną lub wiele usług.

12:27Wybieramy sobie więc multi selecta.

12:29I właśnie na przykładzie na przykład nas work.

12:32My mamy zarówno usługi związane z automatyzacją sensu stricte, jak i

12:36budowaniem aplikacji, więc możemy sobie właśnie tutaj wpisać AI.

12:41Automatyzacja i aplikacje.

12:46Jeżeli masz agencję social media chociażby, możesz wpisać rzeczy związane z

12:51SEO, Facebook Ads, Google Ads i różne inne rzeczy.

12:56Klikamy sobie jeszcze tutaj.

12:57Wpisujemy nazwę, czyli usługę.

13:00Klikamy Create field.

13:02Bardzo dobrze jest.

13:03Dobrą praktyką jest posiadanie daty startu, współpracy oraz daty zakończenia

13:09współpracy, bo wiadomo, że są klienci, którzy zaczynają z nami współpracę.

13:12Są klienci, którzy tą współpracę też kończą.

13:15Dobrze jest więc wiedzieć, ile dni na przykład trwała dana współpraca, kiedy ją

13:20zaczęliśmy, czy na przykład nie zbliża się nam jakaś rocznica współpracy z klientem,

13:24co też jest dobrze gdzieś tam obchodzić.

13:26Więc w tym momencie tworzymy sobie właśnie dwie kolumny data startu współpracy.

13:35Klikamy sobie tutaj datę wybieramy.

13:38Może być European.

13:42I data zakończenia współpracy.

13:46I znowu wybieramy sobie datę.

13:50Zmieniamy San na European i klikamy Create.

13:55W tym momencie dobrze jest też mieć jakiś status klienta.

13:58Czy on jest klientem oczekującym, bo na przykład podpisaliśmy z nim umowę, ale

14:01jeszcze nie jest na obsłudze, Czy jest klientem aktywnym, dla którego działamy,

14:05czy jest klientem, dla którego na przykład tylko coś utrzymujemy, wspieramy

14:09go w codziennych działaniach.

14:11Jesteśmy pewnym supportem, ale nie działamy już na nim aktywnie.

14:14Czy jest klientem zakończonym, nieaktywnym, z którym po prostu

14:17już nie mamy żadnego kontaktu.

14:18Dlatego też właśnie stworzymy sobie single Select, którym jest status

14:24i dodamy sobie właśnie oczekujące

14:28aktywne utrzymanie i nieaktywne.

14:36Klikamy Create field.

14:38Ważną rzeczą jest również szczególnie dla firm, które rozliczają się w modelu

14:42godzinowym albo stałej kwoty miesięcznej.

14:46Możemy sobie dodać też tutaj coś takiego jak stawka albo kwota.

14:52I mamy coś takiego jak currency.

14:55Możemy wybrać sobie wpisać tutaj .

14:57pl n PLN.

15:02Tak, dwa zera po przecinku.

15:08Zawsze lubię sobie wpisać też tutaj spację, żeby to po prostu

15:11trochę ładniej wyglądało.

15:13I klikamy Create field.

15:15Tylko mamy nazwane to stawka.

15:17I w tym momencie na przykład możemy wrzucić, że ktoś ma u nas

15:21płaci u nas 2000 zł miesięcznie.

15:23To jest dla nas taka cenna informacja.

15:25Jeżeli macie klienta, którego wyceniacie na przykład z miesiąca na miesiąc, te

15:29kwoty się zmieniają, ale nie jest to oparte o stałą stawkę godzinową.

15:33To dla was na przykład taka kolumna byłaby zupełnie niepotrzebna.

15:37I jeszcze bardzo ważną rzeczą, którą potrzebujemy tutaj tak naprawdę w bazie

15:42klientów jest osoba, która tym klientem się opiekuje.

15:46Specjalista, który go obsługuje.

15:48Natomiast żeby takiego specjalisty tutaj przypisać, potrzebujemy przejść do naszej

15:52bazy pracowników i właśnie stworzyć ją teraz znowu od zera.

15:56Jeżeli chodzi o bazę pracowników, to w tym przypadku zaczniemy sobie od wrzucenia w

16:00nasze primary field, czyli w naszą główną kolumnę ID.

16:04Ponieważ imię i nazwisko naszego pracownika może się powielać,

16:08adres email też nie jest zbyt dobrą opcją na wrzucanie tutaj w takie primary field,

16:13ponieważ można łatwo to pomylić.

16:15Mogą być jakieś literówki, a jest to bardzo konieczne do tego, żeby te

16:18dane były jak najbardziej prawidłowe.

16:21Właśnie dlatego tutaj w tą pierwszą kolumnę zmieniamy ją sobie w ID,

16:25bierzemy formułę i wprowadzamy rekord ID.

16:30Zamykamy nawias, klikamy save i to jest taki numerek naszej kolumny,

16:35który jest przypisany bezpośrednio do każdego wiersza.

16:38Każdy wiersz ma tę wartość unikalną i za każdym razem, kiedy będziemy chcieli się

16:42odwoływać, chociażby przez maskę, przez API do tego rekordu, zawsze będziemy

16:47właśnie wykorzystywać ten rekord IT.

16:50Ok, czyli mamy już to wyjaśnione.

16:53W takim razie zaczynamy tworzyć całą strukturę tej bazy.

16:56Żeby stworzyć strukturę tej bazy, musimy się zastanowić, jakie dane

16:58o pracownikach potrzebujemy.

17:00Oczywiście ja to zrobię w bardzo uproszczony sposób.

17:02Natomiast im więcej rzeczy chcecie robić automatycznie, tym więcej danych na

17:06przykład będziecie tutaj potrzebować.

17:08Ja tu zrobię dosłownie imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu

17:12i adres mailowy firmowy.

17:14Natomiast jeżeli chcecie na przykład automatycznie wystawiać umowy z

17:17pracownikami, to będziecie potrzebować ich wszystkich danych kontaktowych, wszystkich

17:22danych związanych z urzędem skarbowym, związanych z ich formą zatrudnienia,

17:26związanych z chociażby PESELem lub NIP, jeżeli zatrudniacie ich na formę B2B.

17:32Więc cała skomplikowalność tej bazy zależy tak naprawdę od tego, co

17:36będziecie chcieli w niej robić.

17:37Ja natomiast polecam na początku zacząć sobie właśnie od takich podstaw, tak jak

17:41robimy to w tym momencie, a dopiero później dobudowywać kolejne elementy

17:45i wdrażać kolejne automatyzacje.

17:47Zresztą mówiłam też o tym w module drugim, że warto robić to małymi krokami testować,

17:52wdrażać, testować, iterować, a nie od razu rzucać się na głęboką wodę

17:56i próbować wdrażać wszystko.

17:58Dlatego właśnie w tym momencie wrzucamy sobie imię naszego pracownika

18:03jako single line. Tekst, nazwisko.

18:06Możecie się zastanawiać czemu osobno imię i osobno nazwisko.

18:10Może się to wydawać faktycznie trochę nieintuicyjne.

18:13Natomiast później, jeżeli będziecie chcieli w bardzo łatwy sposób wysłać do

18:16wszystkich Waszych pracowników maila i będziecie chcieli zacząć

18:20go od słów cześć, np.

18:23Anna No to okaże się, że mając imię i nazwisko w jednej kolumnie będziecie

18:26musieli to stamtąd wyciągać.

18:28Więc dla uproszczenia zawsze warto jest to rozdzielać.

18:32Następnie potrzebujemy maila naszego pracownika, prywatnego maila firmowego

18:40i zrobimy sobie jeszcze status.

18:43Musimy wiedzieć, czy nasz pracownik jest na przykład dopiero

18:46oczekujące na zaczęcie pracy.

18:47Jest pracownikiem aktywnym, jest pracownikiem na wypowiedzeniu czy jest

18:50pracownikiem, który od nas po prostu odszedł.

18:53Więc tutaj znowu mamy status oczekujący

18:58aktywne wypowiedzenie i nie aktywne.

19:04Ok, kiedy mamy już te podstawowe dane, możemy teraz połączyć, zrobić

19:09połączenie pomiędzy tymi dwoma tabelami.

19:12Zapewne zastanawiacie się w jaki sposób.

19:14A mianowicie musimy chcemy przypisać do naszego klienta pracownika,

19:18który się nim opiekuje.

19:20Musimy więc tutaj zrobić coś takiego jak Link to another record.

19:24Ta funkcja pozwala nam w obrębie jednej bazy, bo to wszystko, co tu widzimy

19:29jest naszą jedną bazą danych.

19:31Natomiast mamy tutaj dwie tabele bazę klientów i bazę pracowników.

19:35I właśnie w obrębie takiej jednej bazy, mając różne tabele, możemy łączyć ze

19:39sobą dane właśnie tą jedną funkcją.

19:41To link to another record.

19:43Klikamy ją sobie i chcemy się podłączyć do naszej bazy pracowników.

19:47Jeżeli macie taką sytuację, że Waszych klientów obsługuje więcej niż jeden

19:51człowiek, musicie pozostawić to właśnie zaznaczone.

19:54W takim przypadku będziecie mogli do jednego klienta przypisać

19:57wielu pracowników.

19:58My sobie to na razie dla uproszczenia wyłączymy.

20:01I tutaj wpisujemy sobie oczywiście tak jak normalnie nazwę kolumny, czyli

20:06kto obsługuje.

20:09Klikamy Create field.

20:11I mamy coś tutaj takiego.

20:13Właśnie takie okienko nam wyskoczyło jak luka P Bo w tym momencie to kto obsługuje

20:19jest naszym połączeniem z konkretnym record ID, czyli z tym naszym

20:22ID, które było wcześniej.

20:25My chcąc na przykład, żeby wyświetlało się mail firmowy pracownika, musimy to dodać.

20:31Więc faktycznie dodajmy, że ma się wyświetlać też mail firmowy.

20:35Jak widzicie mamy tutaj osobną kolumnę mail firmowy,

20:40która też ma ten dopisek, że jest from.

20:42Kto obsługuje i jest z bazy pracowników to sobie usuwamy.

20:46Klikamy save i w tym momencie, kiedy dodamy sobie tutaj ten plusik to zobaczymy

20:51tutaj rekord ID oraz dane pracownika.

20:54Jakbyśmy sobie przeszli teraz do tej dane pracownika i dodali

20:58sobie tutaj mail firmowy.

21:01Na przykład coś takiego, to tutaj w bazie klientów klikając

21:06sobie ten plusik zobaczymy to.

21:10Klikamy sobie to i w tym momencie mamy tutaj ten mail firmowy.

21:16I właśnie o taki efekt nam chodziło.

21:18Jeżeli chodzi o kolumny i o tabele związane z dodawaniem umów oraz dodawaniem

21:24faktur, to przejdziemy do nich w kolejnych lekcjach tego modułu.

21:27Na początek chciałabym właśnie, żebyśmy w tym momencie

21:31zaciągnęli sobie dane z naszego pipedrive, czyli o naszych nowych klientach

21:36właśnie do tej bazy klientów.

21:38Jeżeli chcesz z tego, jeżeli chcesz z tego co teraz tworzymy korzystać na co dzień,

21:42faktycznie wdrożyć to produkcyjnie, to polecam Ci.

21:45Zanim cokolwiek zaczniesz automatyzować, wypełnij te dane.

21:49Zastanów się, czy potrzebujesz jeszcze jakichś kolumn.

21:51Jeżeli tak, to je dodaj, a jeżeli nie, to wpisz sobie wszystkich

21:56swoich pracowników i wszystkich swoich klientów, których masz do tej pory.

22:00Ja wiem, że to może być dużo roboty.

22:03Możesz to także zrobić prostym scenariuszem w Make u.

22:06Jeżeli złapiesz make teraz na tym poziomie, na którym będziemy zaraz go

22:10robić, to spokojnie sobie z tym poradzić.

22:13Ale właśnie dobrym nawykiem jest zaczęcie pracy już z pełnymi danymi.

22:18Bo kiedy część danych będziesz miał w jakimś osobnym Excelu, część danych

22:21będziesz miał w portable, to ten nieporządek w danych będzie jeszcze

22:24większy niż zanim zacząłeś tego Airtable faktycznie korzystać.

22:30Ale przechodząc już do kwestii pipedrive i ściągania danych, to musimy w

22:34ogóle do tego pipedrive wejść.

22:36Oczywiście mamy tutaj samouczek, my go sobie na razie zamkniemy.

22:40Większość firm jako swoje leady traktuje szansę sprzedaży.

22:44Jak widzicie, mamy tutaj pewien lejek, który pokazuje nam etapy szans sprzedaży.

22:49Oczywiście nie będę się teraz tutaj rozwodzić nad etapami lejka tego, jakimi

22:53one powinny być, jak to dobrze zrobić?

22:56Są od tego eksperci i na pewno jeżeli korzystacie z CRM a, macie

23:00to dobrze zaprogramowane.

23:02Natomiast chcę wam pokazać, że w momencie, w którym nasza szansa sprzedaży z

23:07zaplanowaną demo czy złożoną ofertę stanie się szansą sprzedaży, wygraną, czyli

23:11stanie się naszym klientem, to automatyzacja może zaciągnąć te dane i

23:16wrzucić ją do naszej bazy klientów, dzięki czemu nie będziecie

23:19musieli tego przepisywać.

23:20Ci klienci nie będą się gubić z tego.

23:22Możecie automatycznie wystawiać faktury, z tego możecie automatycznie wystawiać

23:25umowy i wiele, wiele więcej.

23:28Więc tak naprawdę to, co my potrzebujemy tutaj zrobić.

23:33To ułożyć pewien schemat automatyzacji, który będzie wysyłał do naszego Maka, do

23:39naszego systemu, który to wszystko spina informację o tym, że szansa

23:42sprzedaży została wygrana.

23:45W takim przypadku musimy wejść na maksa i stworzyć scenariusz,

23:48który będzie to robił.

23:50Jak widzicie nasz make jest zupełnie pusty.

23:52Nic tu nie ma i żeby stworzyć nasz pierwszy scenariusz musimy sobie

23:56kliknąć tutaj Create new scenario.

23:59Rzeczą, którą będziemy łączyć jest właśnie pipedrive.

24:03Więc wpisujemy sobie tutaj pipedrive.

24:05Mamy o tyle szczęścia, że Pipedrive akurat jest systemem, który jest w pełni

24:09zintegrowany z makiem bezpośrednio.

24:12Klikamy więc w niego i zobaczcie.

24:14Mamy tutaj różne opcje, zupełnie różne opcje i są też opcje, które są oznaczone

24:20takimi fioletowymi znaczkami instant i acid.

24:23I właśnie o to nam chodzi.

24:25Będziemy korzystać właśnie z takiego modułu, z takiego endpoint w maku, który

24:29jest w stanie nam w czasie rzeczywistym oddać informację, że dany lead został

24:34zamknięty, że dany lead został wygrany.

24:37Właśnie dlatego musimy sobie kliknąć tutaj New deal event Musimy.

24:41Create web hook i musimy w ogóle stworzyć connection, bo jeszcze nie mamy

24:45połączenia z naszym pipedrive'em.

24:47I tutaj możemy sobie nazwać ten web hook.

24:49Web Hook to jest właśnie to, co pozwala nam na automatyczne w czasie rzeczywistym

24:54przenoszenie danych z miejsca na miejsce.

24:56Nazywamy go sobie wybrany lead.

25:00Klikamy Create a connection i będziemy się łączyć Pipedrive, czyli po

25:06prostu połączeniem za pomocą logowania.

25:08Moglibyśmy to zrobić kluczem API.

25:10Natomiast dużo prostsze, a równie bezpieczne jest połączenie

25:14właśnie tym sposobem.

25:15Przeniesie nas teraz na stronę Pipedrive i musimy dodać dać mu po prostu

25:20pozwolenie na dostęp do danych.

25:22Klikamy oczywiście Allow i musimy chwilę poczekać.

25:26Musi to zweryfikować.

25:28I teraz zobaczcie.

25:30I teraz zobaczcie musimy kliknąć To, że dany deal został zablokowany.

25:36Możemy sobie zamknąć to z Maka i klikamy plusik

25:42i klikamy RTable, bo nasze dane z pendrive'a muszą trafić

25:46do RTable i RTable.

25:48Musimy też połączyć z naszym makiem.

25:50Dlatego więc klikamy sobie tutaj Create record.

25:55Klikamy Connection.

25:56Wybieramy znowu ołówek i klikamy Save.

25:59Przeniesie nas na stronę RTable i tym razem właśnie RTable poprosi

26:02nas o dane dostęp do danych.

26:05I tutaj możemy wybrać, że wszystkie nasze bazy będą dostępne bądź

26:08tylko pojedyncze bazy.

26:09Ja dam, że wszystkie workspace i wszystkie bazy zawsze mają być do tego

26:13połączenia do Maka dostępne.

26:15Klikamy Grant Access i czekamy chwilę.

26:20I w tym momencie możemy wybrać właśnie naszą bazę i naszą tabelę.

26:25Baza klientów.

26:26Jak widzicie mamy tutaj tak naprawdę puste pola na każdą kolumnę,

26:30którą mamy w naszym RTable.

26:33Natomiast my na razie to zamykamy.

26:36Klikamy sobie OK i zamykamy.

26:38Żeby w ogóle dostać jakieś dane z PIP Drive'a.

26:40Musimy w ogóle zaciągnąć cokolwiek, czyli odpalić ten nasz web hub.

26:44Klikamy sobie Run Jeans i jak widzicie on tutaj jest.

26:47Po prostu nie działa.

26:49I klikamy sobie pipedrive.

26:51Dodajemy sobie w ogóle szansę sprzedaży na testową organizację

26:57i na wartość na przykład 500 zł.

27:01Klikamy Zapisz, klikamy tutaj i bierzemy, że to jest zamknięte.

27:08Proszę bardzo.

27:09Tak jak widzicie, przyszły nam tutaj dane.

27:12Kiedy klikamy sobie tutaj i klikamy sobie to w current.

27:15To jak widzicie mamy tutaj status na zielono.

27:18I teraz tak naprawdę musimy ustawić filtr do tego naszego table,

27:22który będzie nam filtrował wszystkie te statusy, które faktycznie

27:27wpadły właśnie na te wygrane.

27:29Zaraz pokażę Wam jeszcze drugi sposób, jak można to zrobić za pomocą pipedrive.

27:33To jest jeden.

27:33Jest prostszy technicznie, natomiast dużo więcej operacji jest zużywanych

27:37w trakcie jego wykonywania.

27:39Zaraz Wam pokażę, jak to zrobić jeszcze w inny sposób.

27:41Więc tak na prawdę musimy sobie znaleźć.

27:43I do El table mają trafiać tylko te deale, których nowy status to jest.

27:50No i teraz jak sobie to weźmiemy?

27:53Weźmiemy sobie szansę sprzedaży.

27:55I weźmiemy sobie tutaj nowe szanse sprzedaży.

27:58Zaplanowano. Kontakt tutaj Znowu testy.

28:03Testy. Wartość jest tam powiedzmy 69 albo 690.

28:09Klikamy OK i klikamy Zamknięte.

28:13Proszę bardzo, Pendrive nam daje ładne rzeczy.

28:16To w takim wypadku tutaj oczywiście musimy use existing data, bo on nie

28:20jest puszczony tak na cały czas. Działanie.

28:23Natomiast jak widzicie przeszedł nam tutaj jeden rekord ten, który faktycznie jest

28:28odpowiedzialny za to, że ta nasza szansa sprzedaży była szansą wygraną.

28:34Jak możemy sobie przejść tutaj do bazy klientów?

28:36Tu mieliśmy 3 rekordy, wcześniej mamy 4.

28:38On oczywiście jest pusty, bo nie dorzuciłam tutaj żadnych danych.

28:41Natomiast jak możemy to zrobić z poziomu pipedrive jeszcze w inny sposób.

28:45Bierzemy sobie tutaj trzy kropki więcej.

28:47Bierzemy automatyzację.

28:49Tutaj są w ogóle automatyzacje.

28:51Jeżeli ktoś z Was korzysta z Pipedrive i nie korzysta jeszcze z automatyzacji

28:54wbudowanych, to naprawdę polecam się zapoznać, bo jest tutaj

28:57dużo fajnych rzeczy. Ale my dzisiaj nie o tym.

29:01Dzisiaj stworzymy sobie w ogóle zupełnie nową automatyzację, która będzie się

29:04nazywać automatyzacją przekazywania wybranych leadów.

29:11Mamy automatyzację przekazywania wybranych leadów.

29:13I teraz tak, ona jest wyzwalana przez wszystkich użytkowników.

29:17Ale akurat my tu mamy, my tu mamy jednego użytkownika,

29:21więc to jakby nie ma znaczenia.

29:23I teraz potrzebujemy wyzwalacza, czyli czegoś, co nam właśnie

29:27tą automatyzację wyzwala I tak naprawdę naszą automatyzację wyzwala szansa

29:32sprzedaży, która została zaktualizowana.

29:37Mamy tutaj warunek, który musimy zmienić na stan.

29:40Stan szansy sprzedaży.

29:42Zmienił się na zamknięte, bo my szansę sprzedaży tak naprawdę zamykamy.

29:48Następnie musimy sobie wybrać zastosuj warunki i musimy wybrać

29:52sobie kolejny krok.

29:54I teraz tak naprawdę, po tym, jak już mamy ten warunek, musimy zrobić

29:57czynność i musimy zrobić email.

29:59Ale tak jak widzicie, nie możemy tego w tym momencie zrobić, ponieważ nie mamy

30:03podłączonej naszej skrzynki mailowej.

30:06Pozwólcie, że ja podłączę moją skrzynkę mailową do tego pipedrive

30:09i zaraz pokażę Wam, jak właśnie będziemy wysyłać na naszego maila hooka.

30:14Tym razem to jest taki web hook, tylko w formie mailowej.

30:17Dane o naszej szansie sprzedaży, która została zamknięta.

30:21Jestem już tutaj z podłączonym adresem email.

30:24I jeżeli chcecie to zrobić, to również będziecie musieli to zrobić.

30:28I teraz będziemy wysyłać po prostu maila z mojego prywatnego konta.

30:33I teraz tak tutaj mamy, wiadomo.

30:37Tutaj mamy to.

30:39I teraz jest bardzo istotna rzecz, że możemy tutaj to wpisać również ręcznie

30:45i musimy stworzyć sobie w majku wejść tutaj właśnie stworzyć sobie nowy moduł,

30:51przepiąć nasz zegareczek tutaj i znowu wpisać web hook i zrobić hooka.

31:00Klejtujemy sobie hooka do pipedrive, klikamy Save, klikamy Kopiuj

31:08okejkę i przechodzimy do naszego pipedrive.

31:13I bierzemy sobie nasz adres mailowy właśnie jako do temat.

31:19Temat jest jakikolwiek tam wygrany wygrany deal i tutaj treść.

31:27I tutaj musimy zrobić coś takiego, co się nazywa JSON.

31:30Być może część z Was już to zna i tutaj musimy przekazać

31:34ID naszego wygranego deala.

31:41Czyli tak naprawdę IT.

31:43I tutaj jest it deal.

31:45I tutaj mamy coś takiego właśnie jak zmienne.

31:50Mam nadzieję, że tutaj widziałam IT szansę sprzedaży.

31:53Klikamy Zastosuj działanie i tak naprawdę już mamy nasz wyzwalacz.

31:58Mamy całą naszą automatyzację, która właśnie przekaże nam tego maila.

32:01Klikamy zapisz.

32:03Klikamy sobie aktywuj, bo to jest bardzo istotne, żeby to aktywować,

32:06bo inaczej to nie przejdzie.

32:08Jeżeli nam się świeci tutaj na aktywny, to możemy wrócić do naszego Maka, odpalić

32:13sobie ten scenariusz, żeby ten hook zadziałał i właśnie spróbować sobie

32:17stworzyć jakąś szansę sprzedaży i przenieść ją na zamkniętą.

32:22Znowu testowy testy. Testy.

32:26Wartość 67.

32:28Klikamy Zapisz, robimy tutaj i robimy zamknięte.

32:33W tym momencie pewnie musimy chwilę poczekać.

32:36Ale jak już widzicie przyszedł nam nasz mail i mamy tutaj nasze ID 4.

32:42I tutaj w treści tej wiadomości musimy sobie wrzucić ID naszego

32:46deala, czyli po prostu bez niczego.

32:49Wrzucamy sobie ID szansy sprzedaży, klikamy Zastosuj działanie,

32:53klikamy Zapisz i musimy tak zapisz.

32:57I musimy tutaj pamiętać, żeby włączyć tą automatyzację, żeby ona zaczęła działać.

33:02W tym momencie możemy przejść sobie do naszego myjka, kliknąć tutaj Run 1s,

33:05żeby ta automatyzacja zaczęła działać.

33:08Wejść w nasze szanse sprzedaży.

33:10I tutaj sobie zrobić znowu testową automatyzację, znaczy testową szansę

33:15sprzedaży o wartości jakiejś tam.

33:18To akurat muszą być cyferki.

33:21Kliknąć zapisz.

33:22I teraz, w momencie, w którym zamknięcie taką szansę sprzedaży.

33:28Proszę bardzo.

33:28Tym razem wygraliśmy w bilard, a do naszego myjka zaraz wpadnie tekst.

33:345. Czyli to jest nasz deal IT.

33:37Ok.

33:38I będziemy musieli sobie teraz zaciągać z naszego pipedrive

33:41informacje o danym dealu.

33:43Czyli do tego musimy kliknąć Get Deal, wybrać nasze konto i nadać

33:49mu kolejne uprawnienia.

33:52Continue to the app.

33:54Ok, i mamy tutaj deal it, który jest naszym tekstem.

33:57Klikamy OK i w takim wypadku pobierzemy wszystkie informacje o naszym

34:02dealu właśnie z Pipedrive.

34:04Na podstawie tego naszego adka możemy sobie znowu ten scenariusz puścić.

34:09Możemy sobie ją otworzyć ponownie i znowu zamknąć.

34:13To powinno zadziałać.

34:15Mamy tutaj informacje na temat naszej szansy sprzedaży.

34:19Jej tytuł to jaką ma wartość, to kiedy została z datowana, to kiedy została

34:24zamknięta i wszystkie, wszystkie informacje.

34:26Wiadomo, że w tym momencie mamy tych informacji bardzo mało, natomiast

34:30wystarczająco, żeby pokazać Wam pewien schemat działania i tego,

34:33jak to zostało rozwiązane.

34:35Odlikowujemy sobie to w tym momencie to tabele.

34:38Wrzucamy je tutaj.

34:39Tutaj został nasz filtr, natomiast nie będziemy się

34:42nim przejmować, po prostu go usuwamy.

34:44I teraz, w momencie, w którym.

34:46I teraz, w momencie, w którym mamy już tego pipe drive'a, mamy te dane,

34:50możemy przekazać je do RTB.

34:52Czyli nasza pełna nazwa firmy jest pełna nazwą firmy, pełną nazwą

34:57organizacji w naszym Pipedrive.

34:58Jak widzicie mamy tutaj coś takiego.

35:00Organization Name nazwa skrócona może być albo waszym customfieldem w Pipedrive,

35:05albo może jej w ogóle nie być.

35:07My na razie nie będziemy jej tutaj wrzucać.

35:09Jeżeli chodzi o NIP, też jest on zwykle po prostu customfieldem w Pipedrive

35:15lub jest uzupełniany później.

35:16Pamiętajcie, że wy nie musicie przenosić wszystkich danych do Airtable.

35:20To nie o to chodzi, żeby zapchać teraz Pipedrive setką Customfield'ów, z których

35:23wszystkie będą trafiać do Airtable.

35:25Chodzi o to, żeby już mieć podstawowe, pewne dane, wiedzę o tym, że ten deal

35:30został zamknięty, że dany klient jest już faktycznie naszym klientem i żeby

35:35ewentualnie te dane resztę tych danych, które są nam potrzebne, po

35:37prostu później uzupełnić.

35:39Więc mamy imię i nazwisko osoby kontaktowej, czyli mamy person, które mamy

35:44name, mamy jej e-mail i faktycznie mamy jej e-mail, mamy jej mail,

35:48natomiast on tutaj będzie pusty.

35:50Tak samo mamy jej numer telefonu.

35:53Jeżeli chodzi o usługę, to zwykle mamy to jako albo jako produkty w naszym

35:58pipedrive, albo jako custom field.

36:01Więc z racji tego, że tych custom fieldów tutaj nie mam, też nie

36:04będę tutaj tego wpisywać.

36:06Data startu współpracy.

36:07Możemy to zrobić na dwa sposoby.

36:09Albo znowu mieć to jako datę custom field'ową w Pipedrive, ewentualnie

36:16wrzucić nam.

36:17No bo wiemy, że w momencie, w którym to zostało wybrane, tak naprawdę startujemy

36:21współpracę z danym klientem, więc możemy po prostu wrzucić nam.

36:24Data zakończenia współpracy nie jest nam potrzebna.

36:27Jeżeli chodzi o status, no to zapewne ten klient jest albo oczekujący, albo

36:32już aktywny, bo bardzo dużo firm.

36:34Jednak ten proces podpisywania umowy, tego oczekiwania klienta na dokładne wejście

36:39zamyka jednak w Pile Drive, więc powiedzmy, że on jest aktywny.

36:43Jeżeli chodzi o stawkę, to mamy coś takiego jak value.

36:46Możemy to wykorzystać.

36:47Kto obsługuje?

36:48Tym zajmiemy się później.

36:50Ok, mamy coś takiego.

36:51I tak naprawdę teraz jak sobie właśnie tą szansę sprzedaży jeszcze raz,

36:55jeszcze raz otworzymy i jeszcze raz zamkniemy, proszę bardzo, to zaraz

37:00dostaniemy tutaj dane naszego web hooka.

37:03A w naszym portalu pojawiła się nasza firma.

37:06Pojawiła się imię i nazwisko osoby kontaktowej.

37:08No w tym przypadku to były po prostu testy.

37:11Maila i numeru nie mieliśmy wpisanego, więc to się nie pojawiło.

37:15Mamy datę startu, czyli datę dzisiejszą, mamy status, mamy stawkę,

37:19no i to tak naprawdę tyle.

37:21Więc oczywiście to jest pewna podstawa, na której możecie budować.

37:25Jak mówię, możecie dodawać bardzo dużą ilość custom field'ów w PIP Drive, które

37:29spełnią wasze wszystkie potrzeby, jeżeli chodzi o wypełnienie danych kolumn.

37:33Możecie też zrobić tak, że na przykład w momencie, w którym

37:37tutaj do r table wpadają te dane i wiecie, że one są niepełne, bo

37:41nie wszystkie dane są w fill drivie.

37:43Możecie wykorzystać maila.

37:46Możecie wysłać maila do Waszego chociażby Team Leadera,

37:52Team Leader, Małpa, Codework, AIO I na przykład z tematem wpadł nowy klient.

38:00Proszę uzupełnij dane w RTable i wtedy kontent, że wpadł klient.

38:04Nazwa klienta, czyli pełna nazwa firmy wpadł klient.

38:09Pełna nazwa firmy.

38:10Proszę uzupełnij tego klienta.

38:11Proszę zajmij się nim proszę zoomboardu.

38:13I tutaj naprawdę możliwości są nieograniczone i tak naprawdę jedyne co

38:18Was ogranicza to Wasza wyobraźnia i ewentualne gdzieś tam kwestie techniczne,

38:23więc mam nadzieję, że jest to dla Was zrozumiałe i mam nadzieję, że dzięki tej

38:27automatyzacji będziecie mieć większy porządek w Waszej bazie

38:29klientów oraz w sprzedaży.