Automatyzacja i AI w Biznesie i Marketingu: Automatyzacja wystawiania faktur

0:00Witajcie.

0:00W tej lekcji opowiem Wam o tym, jak z poziomu naszej jednej tabeli Vertable

0:04wystawiać faktury dla Waszych klientów.

0:07Przejdźmy więc do mojego RTable.

0:09Jak pamiętacie, mamy tutaj naszą bazę klientów i bazę pracowników.

0:12Mamy dane o naszych klientach, jak na przykład pełną nazwę firmy czy NIP

0:16oraz mail do osoby kontaktowej.

0:18Stworzymy sobie teraz tabelę, która pozwoli nam za pomocą jednego przycisku

0:22wystawić i wysłać fakturę do naszego klienta.

0:24Ja tutaj będę opierać się na fakturowni głównie ze względu na to, że w naszej

0:29firmie z niej korzystamy, więc korzystam właśnie z tej fakturowni, która jest

0:33podpięta pod nasze działalności.

0:35Mogłabym stworzyć testową fakturownię, natomiast trzeba ją stworzyć na konkretną

0:39firmę, a rodziłoby to za sobą wiele problemów.

0:44Tożsame rzeczy można stworzyć również przy pomocy narzędzi takich

0:48jak firma i firma Infakt.

0:50Więc spokojnie.

0:51Dobre czytanie dokumentacji API to podstawa do tego, żeby taką

0:54automatyzację stworzyć.

0:56Więc zacznijmy od RTable, gdzie właśnie mamy tę naszą bazę i

1:00tworzymy sobie tabelę nr 3, w której są będą faktury.

1:05Jak zapewne pamiętacie, najpierw musimy usunąć wszystkie trzy kolumny.

1:11Tak, właśnie teraz możemy sobie tę kolumnę znowu zamienić na ID.

1:17Formuła i rekord ID to są takie podstawy, które wykonuje się

1:23praktycznie zawsze przy tworzeniu nowych tabel.

1:27Następnie musimy sobie zalinkować naszych klientów.

1:32W tym przypadku będziemy linkować do jednej faktury tylko jednego

1:35klienta, więc musimy to usunąć.

1:37To czego będziemy potrzebować to tak naprawdę tylko pełnej nazwy firmy.

1:42Natomiast ona już sama zalinkuję.

1:44Nic więcej nie musimy tu dodawać, więc to w tym momencie skipujemy.

1:49I teraz możemy po prostu podpiąć właśnie naszych klientów.

1:52Pozwólcie, że tych czterech klientów testowych sobie wrzucę.

1:56EduWeb.

1:59No Code work.

2:01Google oraz Facebook.

2:06Niech będzie tak i nasze testy z Pipedrive.

2:10Ok, czyli mamy już naszą tabelę faktury, do której możemy dodawać klienta.

2:14I teraz tak spójrzmy na to, co tutaj mamy.

2:17Mamy nasz NIP, mamy pełną nazwę firmy, mamy nazwę skróconą, imię osoby

2:21kontaktowej, usługi i tak dalej, i tak dalej.

2:24I w tym momencie musimy sobie pomyśleć o właśnie fakturze i o tym, jakich kolumn

2:29potrzebujemy, żeby taką fakturę dla klienta wystawić.

2:32Więc z naszej bazy klientów mamy już NIP i mamy pełną nazwę firmy.

2:37Potrzebujemy jeszcze wiedzieć, za co wystawiamy fakturę, czyli produkt.

2:43Singular text.

2:45Musimy wiedzieć, jaka jest jego cena.

2:50Cena.

2:51I to musi być number.

2:54Może być currency to nie ma problemu.

2:56Znowu spacja, dwa miejsca po przecinku.

3:00Ok, mamy naszą cenę.

3:03Musimy wiedzieć czy ta faktura jest fakturą VAT czy nie i jeżeli jest

3:07fakturą VAT to na ile procent.

3:09Oraz ile procent podatku musimy mieć tutaj naszej fakturze.

3:13Więc VAT I weźmy sobie checkboxa.

3:19Oraz.

3:22Procent VAT.

3:25My dla uproszczenia oczywiście.

3:27I weźmy sobie procent ok.

3:31Musimy jeszcze wiedzieć ile takich produktów sprzedajemy, czyli ilość.

3:36I tutaj zwykły number bez przecinków.

3:41Ok.

3:42Już same te dane pozwolą nam wystawić bardzo prostą fakturę w fakturowni.

3:47Oczywiście możemy ją bardziej rozbudowywać, możemy robić faktury

3:50proforma, faktury korekcyjne Możemy robić bardzo dużo rzeczy.

3:55Natomiast wszystko to, co będziemy robić fakturowni opiera się o dokumentację

3:59API make, do czego zaraz przejdziemy.

4:02Nie ma wbudowanego modułu fakturowni, dlatego chcę Wam pokazać jak najprostsze

4:05rozwiązanie, żebyście w ogóle wiedzieli od czego zacząć.

4:09Tutaj też przyda się właśnie umiejętność czytania dokumentacji.

4:12A jeżeli nie czytanie dokumentacji, to właśnie tworzenie dobrych projektów do

4:16chat GPT, który pozwoli Wam z tej dokumentacji wyłuskać właśnie

4:19to, czego potrzebujecie.

4:21Przejdźmy więc teraz do Maka.

4:23Tutaj w Maku mam już przygotowaną przygotowany taki jeden

4:27testowy moduł fakturowni.

4:28Natomiast zanim to, to spójrzmy sobie na dokumentację fakturowni.

4:32To jest taka niepełna dokumentacja fakturowni.

4:35Pełna dokumentacja fakturowni znajduje się na GitHubie.

4:37I tutaj faktycznie mamy bardzo, bardzo dużo rzeczy.

4:40Zobaczcie same faktury ile mają swoich endpointów.

4:45I tutaj mamy coś takiego jak właśnie dodawanie nowej faktury.

4:48Żeby dodać nową fakturę musimy mieć kilka rzeczy.

4:52Teraz już widzę patrząc na tą dokumentację, że zapomniałam o jednej

4:56bardzo ważnej rzeczy, czyli o dacie.

4:59Musimy mieć datę sprzedaży, która będzie datę.

5:04Oraz musimy mieć np. Datę płatności.

5:10Tylko rzecz, która nie jest single line tekstem, tylko jest datą.

5:16I spójrzmy sobie na tą dokumentację.

5:17To tak mamy właśnie dodawanie nowej faktury.

5:20Tutaj będziemy wpisywać URL, a to już też powinniście pamiętać z pierwszych modułów.

5:27Będziemy tutaj zaraz pobierać sobie API token.

5:29I teraz tak. Tu jest typ faktury faktura VAT.

5:32My w tym przypadku będziemy faktycznie tylko fakturę VAT wystawiać.

5:36Number może jeżeli wpiszecie tutaj null to jest po prostu kolejny z

5:41ciągów Waszej numeracji. Data sprzedaży.

5:44Data płatności.

5:45Data wystawienia i data płatności.

5:49Nazwa wystawcy, nazwa sprzedającego, numer NIP sprzedającego.

5:53Jeżeli to usuniemy, to po prostu wystawi się na osobę, na którą jest fakturownia.

5:58Bajer name, czyli imię naszego klienta, nazwa naszego klienta, adres e-mail

6:02naszego klienta i numer NIP naszego klienta.

6:05I tutaj mamy pozycję, czyli produkt.

6:07A jaki jest stopień podatku czy procent podatku i jaka jest ogólna cena

6:14już to jest cena brutto oraz jaka jest ilość tego.

6:18Więc zrobimy sobie faktycznie to dla takiego przykładu.

6:22Więc tak naprawdę mamy wszystko.

6:25Weźmiemy sobie.

6:26Zrobimy sobie tylko faktycznie datę sprzedaży i datę płatności.

6:31Tą datę wystawienia potraktujemy też jako datę sprzedaży.

6:35I co my tu dalej mamy?

6:37Nie będziemy tutaj wrzucać też maila do naszego klienta, bo my tą fakturę akurat

6:41będziemy pobierać i po prostu wrzucać mu ją mailem.

6:46Rzeczą, którą musimy zrobić to jest znalezienie naszego

6:49klucza API do fakturowni.

6:50Musimy się więc do naszej fakturowni zalogować.

6:52Ok, jesteśmy już zalogowani do naszej fakturowni.

6:55Żeby uzyskać klucz API musimy wejść w Ustawienia API API Tokeny.

7:01Zobacz Dodaj nowy token.

7:06Możemy go sobie opisać jako make dat.

7:08com v1.

7:12Zapisz i mamy go tutaj na dole.

7:15Musimy go skopiować.

7:17I teraz musimy zrobić faktycznie zapytanie HTTP.

7:21W momencie, w którym mieliśmy pierwszy moduł naszego kursu,

7:24Mikołaj pokazywał Wam właśnie w jaki sposób zbudowane jest zapytanie HTTP.

7:29Z czym to się je, jak się to buduje, jak się z tego korzysta?

7:32I właśnie teraz będziemy z tego korzystać.

7:34Więc robimy sobie http.

7:39Request.

7:39I teraz tak URL patrzymy sobie na naszą dokumentację

7:44i widzimy, że to jest nasz URL.

7:46Musimy sobie tutaj to wrzucić.

7:52Wrzucić tu i to Your Domain musimy zamienić na adres, który pojawia się

7:57przy adresie URL waszej futurowni.

8:00Ok. Wrzucamy go sobie tutaj.

8:02Metoda. To jest post.

8:04No bo my nie będziemy wyciągać fakturowanie tylko do fakturowanie

8:07będziemy wkładać dane.

8:08Więc mamy posta.

8:10Musimy zrobić headery, bo tak jak widzieliśmy w tej dokumentacji

8:13są dwa typy headerów.

8:15Jest accepted, który mamy tutaj i mamy.

8:20Ja sobie tylko to przerzucę wyżej.

8:22Application json.

8:24To sobie po prostu kopiujemy do value i mamy drugi header czyli content type.

8:33I mamy znowu application JSON.

8:37Ok.

8:38I teraz tak naprawdę musimy sobie zrobić body type raw i on będzie application JSON

8:43i będziemy tutaj pisać naszego Jasona.

8:46Nie musimy go pisać od zera.

8:48W końcu mamy naszą dokumentację, która już pokazuje nam co nieco.

8:52Możemy sobie to w całości skopiować tylko bez tych cudzysłowów pojedynczych

8:57i wrzucić do naszego requesta.

9:01I tutaj w miejsce tego API tokena musimy wrzucić ten nasz API token, który

9:05sobie skopiowaliśmy z fakturowni.

9:09Jeżeli chodzi o Invoice, to tutaj tak naprawdę możemy wszystko zostawić, tutaj

9:14będziemy to podmieniać, tutaj będziemy podmieniać.

9:20Tutaj też będziemy podmieniać.

9:23Będziemy Seller name i seller tax number.

9:28Zakładam, że macie tylko jednego JDG lub spółkę podpiętą na fakturowni,

9:32więc to możemy w ogóle usunąć.

9:34Nazwę klienta będziemy sobie podmieniać zmienną z naszego RTable ustaliliśmy, że

9:40maila klienta akurat w ogóle wyrzucimy.

9:44Nie będzie go tutaj, więc sobie go usuwamy.

9:48Natomiast NIP naszego klienta będziemy dodawać, pozycję będziemy dodawać.

9:54Jak widzicie, tutaj może być więcej niż jedna pozycja.

9:57Natomiast my się w tym momencie skupimy na tym, że tych pozycji jest wyłącznie jedna.

10:02Dla uproszczenia tak będziemy dodawać to będziemy dodawać oczywiście to.

10:14I będziemy dodawać ilość.

10:16Ok, możemy sobie to kliknąć OK i na razie zostawić.

10:20Odepniemy sobie to i będziemy dodawać moduł, czyli web hooka.

10:24Pokażę Wam system, gdzie za pomocą przycisku wortalu właśnie opartego na

10:29kółku, tak jak robiliśmy to w przypadku Pipedrive.

10:32Tam mieliśmy e-mail hooka, teraz mamy web hooka.

10:35Będziemy właśnie dodawać i wystawiać nową fakturę, więc wpisujemy

10:39sobie tutaj web hook.

10:41Bierzemy Custom Web Hook.

10:43Kreatujemy Web Hook i tutaj są faktury.

10:47Ok Save copy address Klikamy OK.

10:52Przechodzimy do naszego Airtable i musimy dodać sobie przycisk,

10:57który właśnie będzie wystawianie faktur.

11:05I nasz przycisk będzie robił nam dosłownie wystaw może być fioletowy.

11:10I tutaj nasz URL jak zwykle pyk id to się równa i mamy tutaj end

11:20i mamy to nasze ID z pierwszego.

11:24Ok, możemy to sobie przerzucić gdzieś bliżej,

11:29np tutaj, żebyśmy mieli to bardziej pod ręką.

11:32I w tym momencie możemy sobie wystawić faktycznie już wrzucić jakieś dane.

11:37Weźmy sobie na przykład Eduweb, NIP, Tak dla testów jest tu faktycznie Edweb

11:45i wrzućmy sobie jego NIP.

11:48Mail do osoby kontaktowej.

11:51Niech będzie ten Eduweb za usługę np.

11:54AiData startu współpracy.

11:56Tego akurat nie musimy uzupełniać i to tak naprawdę byłoby tyle,

12:01czego potrzebujemy i tutaj.

12:03Wtedy właśnie z bazy klientów wybieramy sobie Webba, który będzie miał produkt

12:08warsztat AI za cenę powiedzmy 2 000 zł.

12:14Będzie wystawiony dla nich VAT i VAT będzie 23%.

12:19Wiadomo, że jeżeli tutaj tego VAT u nie będzie, tutaj też go nie będzie.

12:22Ilość, a niech będą dwie sztuki.

12:24I teraz bardzo ważna rzecz jeżeli mamy ilość, dwie sztuki i cenę pojedynczą, to

12:28musimy zrobić też kolumnę, która będzie suma przychodu,

12:37która będzie nam to po prostu sumować, bo do fakturowni musimy już

12:40wrzucić zsumowaną kwotę.

12:43Więc musimy sobie zrobić tutaj formułę.

12:48Formuła, gdzie jest to cena razy ilość jak w Excelu.

12:59Klikamy ok. Jak widzicie mamy tutaj 4 tysiące.

13:02Data sprzedaży. Niech będzie dzisiejsza data płatności.

13:04Niech będzie za tydzień.

13:06W taki oto sposób mamy dane do naszej pierwszej faktury i w tym momencie możemy

13:10wrócić do naszego scenariusza w majku puścić nasz web hook, bo musimy najpierw

13:14wrzucić do niego jakieś dane, żeby móc potem działać dalej ze scenariuszem.

13:20Jak widzicie mamy tutaj nasze ID.

13:23Bierzemy sobie to, wpisujemy rtable.

13:27Getujemy nasz rekord, czyli gettujemy tak naprawdę nasze dane o danej fakturze.

13:32Będziemy to robić z naszej tabeli faktury I nasz rekord ID znajduje

13:37się w tym miejscu.

13:39Ok.

13:40I puśćmy jeszcze raz nasz scenariusz.

13:44Przejdźmy do RTable.

13:46Jeszcze raz kliknijmy sobie wstaw.

13:48Jak widzicie mamy tutaj nasz output.

13:49Ale jak możecie zobaczyć w bazie klientów zamiast tak naprawdę informacji

13:55o kliencie mamy tylko Record ID.

13:57Więc w tym miejscu możemy dodać sobie kolejny moduł RTable i

14:01znowu wygotować rekord.

14:03Tylko tym razem z bazy firmowej, ale z tabeli klienckiej

14:08i z rekordem, który znajduje się tutaj.

14:13Ok. Kliknijmy jeszcze raz.

14:15Jak widzicie mamy tutaj pełną nazwę firmy NIP i tak dalej.

14:20Połączymy sobie teraz to z tym i będziemy uzupełniać dane.

14:25Mamy nasz API token i mamy tak.

14:27SellDate, czyli to jest nasza data sprzedaży.

14:32Tak samo tutaj jest data Sprzedaży.

14:35Data płatności.

14:38Bayernem.

14:39To jest tutaj znowu z naszego Get Get Record 5, czyli pełna

14:45nazwa firmy i NIP firmy.

14:48Nazwa pierwszego produktu, czyli po prostu naszego produktu.

14:52Jeżeli chodzi o podatek VAT, to mamy go tutaj.

14:55Tak, tutaj mamy naszą sumę przychodu i mamy naszą ilość, czyli dwójeczka.

15:03I możemy puścić to znów i zobaczymy co dostaniemy.

15:07Dostaliśmy 201.

15:09Jak widzicie dostaliśmy tutaj generalnie pomieszanie z poplątaniem i delikatny,

15:15delikatny nieporządek.

15:16Natomiast jak wejdziemy do naszej fakturowni to widzimy, że jest tutaj nasza

15:21faktura, która ma dwie po cenie brutto 2000 zł.

15:27Tutaj akurat widzę, że fakturowanie ma zupełnie inny system jeżeli chodzi o

15:31procenty i tutaj się zrobiło 0,20,3%.

15:35Natomiast to wystarczy zmienić tutaj procenty na number y

15:40i już będzie poprawnie, bo wtedy możemy sobie po prostu wpisać 23

15:45i wtedy po prostu 23% nam się zasysa do fakturowni.

15:49Więc tak jak widzicie mamy sprzedawcę, mamy nabywcę.

15:52Oczywiście możemy to rozbudować również o dane nabywcy dalsze, czyli adres,

15:57numer konta i tak dalej, i tak dalej.

15:59I mamy ilość towarów, sumę, wartość i tak naprawdę mamy naszą fakturę.

16:04Kiedy chcielibyśmy wykorzystać te dane, które fakturownia nam oddała, musielibyśmy

16:08sobie kliknąć tutaj response OK, Wtedy ten cały data, które tutaj

16:14mamy byłoby sparsowane.

16:15Moglibyśmy sobie wyciągnąć ID, gdybyśmy chcieli na przykład wysłać do naszego

16:19klienta taką fakturę od razu, albo przerzucić ją do RTable,

16:24Ponieważ chcemy mieć na nią podgląd, musielibyśmy skorzystać sobie tutaj.

16:27Na GitHubie nawet jest coś takiego jak pobieranie faktury po ID.

16:33I wtedy w tym momencie mamy coś takiego jak pobieranie właśnie faktury po ID.

16:39I zobaczcie, że tutaj tak naprawdę korzystamy tylko z UrLa.

16:42Czyli jest Twoja domena fakturowania in voices i tutaj jest to ID.

16:47I tutaj po znaku zapytania dodajemy token.

16:50I w takim przypadku właśnie możemy sobie bezpośrednio pobrać tą fakturę, wrzucić ją

16:55do RTable albo wysłać klientowi klientowi mailem.

16:58Tutaj naprawdę możemy już zrobić wiele, wiele rzeczy.

17:01I jak widzicie tutaj jeżeli chodzi o ten endpoint to fakturownia

17:04chociażby ma ich bardzo dużo.

17:06Natomiast to już od Was zależy, co będziecie chcieli dalej z tym zrobić.

17:10Mam nadzieję, że dzięki temu będziecie w stanie już automatycznie wystawiać

17:13faktury z Waszej bazy w RTable.

17:16I teraz parę słów o tym, dlaczego to jest faktycznie takie istotne.

17:19Jest to istotne z tego powodu, że zapewne nie chcecie, żeby wszyscy Wasi pracownicy

17:24lub osoby, które po prostu wystawiają faktury team liderzy, sprzedawcy mieli

17:28dostęp do firmowej fakturowni, czyli tak naprawdę systemu, który zarządza

17:32wszystkimi waszymi podatkami, fakturami, Zusami itd.

17:36Natomiast taka baza udostępniana odpowiedniej ilości osób może sprawić, że

17:41to już nie Wy będziecie odpowiedzialni za wystawianie faktur.

17:44Ewentualnie Wasza księgowa nie będzie robiła tak naprawdę za

17:48osobę, która tylko siedzi i wystawia faktury, a każdy będzie mógł

17:51to zrobić indywidualnie.

17:53Co więcej możemy?

17:54Możecie zrobić tutaj taki system, który będzie jeszcze przed wystawieniem

17:57takiej faktury weryfikował.

17:59Na przykład jeżeli ktoś kliknie ten przycisk, to ta faktura wcale się nie

18:02wystawi bezpośrednio w RTable, tylko na przykład osoba, która jest odpowiedzialna

18:06za prowadzenie waszej fakturowni, dostanie informację, czy to na system do zadań, na

18:11maila, czy po prostu w RTable w odpowiednim widoku wpadnie jej ten record,

18:15żeby sprawdziła poprawność wystawionych danych.

18:17Jeżeli dopiero ona kliknie, wystawia fakturę, to wtedy ta faktura

18:21poleci do fakturowni.

18:22Mam nadzieję, że było to dla Was zrozumiałe.

18:23I od dzisiaj wystawianie automatyczne faktur nie będzie dla

18:26Was żadnym problemem.