Airtable: Zaawansowane Tips & Tricks

0:00W tej lekcji pokażę Ci kilka mniej i bardziej zaawansowanych trików, które

0:04warto znać przy pracy z Airtable w kontekście optymalizacji swojej pracy.

0:09Po części takich sugestii mówiliśmy

0:10sobie już w poprzednich

0:11lekcjach, natomiast tym razem pokażę Ci kolejną porcję, którą warto zapamiętać.

0:16Zacznijmy od takiej małej sugestii

0:18dotyczącej tworzenia

0:19nowych rekordów Airtable na podstawie plików.

0:21Jak widzisz, mamy tutaj kolumnę file typu

0:24attachment do której możemy przekazywać pliki. Natomiast jeżeli

0:27teraz spróbujemy przeciągnąć

0:28je do naszej tabeli no

0:30to niestety nic się nie stanie.

0:32Natomiast jeżeli przejdziemy.

0:33Do widoku galerii, a następnie upewnimy

0:35się, że w opcji Customize cards mamy ustawiony cover field jako

0:39file, czyli nasze pole

0:41do którego chcemy wgrać pliki z obrazami.

0:43To wystarczy, że zaznaczymy

0:45wszystkie pliki, które chcemy dodać, a

0:47następnie przyciągniemy je

0:48w prawy dolny róg.

0:50W tym miejscu Airtable pyta nas, czy chcemy utworzyć nowe rekordy dla każdego pliku,

0:54czy chcemy utworzyć jeden

0:56rekord zawierający 10 plików.

0:58W moim przypadku interesuje mnie ta

1:00pierwsza opcja i już po chwili wszystkie rekordy będą tutaj utworzone.

1:04Jak widzisz, jest to niesamowicie prosty sposób do tego, aby dodawać nowe pliki i w

1:08zasadzie tworzyć nowe rekordy na ich podstawie.

1:11Coś takiego może Ci się przydać w momencie, gdy zaczynasz

1:13pracę z Airtable

1:14I potrzebujesz szybko utworzyć tabelę.

1:17Mam nadzieję, że jest to dla Ciebie jasne i że niejednokrotnie okaże się przydatne.

1:21Tymczasem przechodzimy

1:22do kolejnej sugestii dotyczącej importowania danych np.

1:26z Excela bądź Google Sheet.

1:27W tym celu wystarczy, że zaznaczymy

1:29dane, które chcemy przenieść i przed ich skopiowaniem tak w zasadzie musimy tylko

1:33upewnić się, że kolejność

1:34kolumn, które tutaj mamy odpowiada kolumnom, które znajdują się w Airtable.

1:39Jeżeli to mamy, to po skopiowaniu wartości

1:41możemy postawić kursor w pierwszej komórce, a

1:44następnie wcisnąć skrót klawiszowy Command V i wybrać opcję rozszerzenia tabeli.

1:49Już po chwili

1:50wszystkie informacje trafiły do odpowiednich kolumn i w ten

1:53sposób możemy szybko importować dane.

1:56Co więcej, jak widzisz ostatnią kolumną jest kolumna linkująca do tabeli role,

2:00w której znajduje się w tej chwili jedna rola.

2:03Jeżeli teraz skopiuje rolę, które mamy tutaj.

2:05A następnie przekaże je do Airtable w taki

2:08sposób, że po prostu przejdę do pierwszej

2:10kolumny i znowu wcisnę command V po to aby wkleić rekordy, to zwróć

2:14uwagę, że poszczególne

2:15wartości zostały przypisane do odpowiednich rekordów z tabeli role.

2:19Co więcej, pomimo tego, że wartości

2:21def tutaj nie było, to i tak została ona

2:24dla mnie utworzona i w dodatku odpowiednio powiązana z tym rekordem.

2:28To ponownie sytuacja, w

2:29której możemy wykorzystać

2:30mechanizm Airtable do tego, aby nie tylko importować dane do jednej tabeli,

2:35ale również łatwo tworzyć

2:36powiązania pomiędzy istniejącymi tabelami w

2:39gotowej przygotowanej przez nas

2:41wcześniej strukturze.

2:43No i teraz, co ciekawe, podobny

2:44mechanizm możemy wykorzystać już w

2:46istniejących rekordach, które zostały zapisane w Airtable.

2:49Przykładowo, jeżeli w

2:50jakiejś kolumnie znajdują się wartości takie jak checked, true, jedynka i x, y lub

2:56yes to wartości te zapisane jako tekst wyświetlane są tak jak

3:00widać.

3:00Natomiast jeżeli przełączymy typ naszej kolumny na check box,

3:04no to po zapisaniu zmian zobaczymy, że rzeczywiście nasze

3:07wartości zostały przetransportowane na zaznaczony check box.

3:11Natomiast w miejscu, w którym znajdowało się 0 mamy check box nie zaznaczony.

3:16Także jak widzisz chodzi tutaj o to, że

3:17wartości, które mamy tutaj traktowane są przez Airtable jako prawda.

3:22Z kolei wartości zero bądź jakiekolwiek

3:25inne, które byśmy tutaj wpisali byłyby potraktowane jako

3:28fałsz i check box

3:29nie zostałby zaznaczony.

3:31Analogicznie możemy tutaj zastosować

3:33sytuację, w której zamienimy istniejący tekst na kolumnę typu Single Select.

3:38W efekcie zostaną tutaj

3:40utworzone dla nas poszczególne opcje i tworząc kolejne

3:43rekordy. Możemy już wybierać

3:45z tej utworzonej wcześniej puli.

3:47Analogicznie też moglibyśmy cofnąć teraz zmiany i zamienić

3:50te poszczególne wartości na kolumny typu Link to another Record.

3:54Następnie możemy wybrać np.

3:56tabelę role i następnie po zapisaniu zmian rekordy, które mamy tutaj zostały

4:01powiązane z rekordami znajdującymi się w drugiej tabeli, które swoją drogą zostały

4:06przed chwilą dla nas utworzone.

4:08Jest to kolejny przykład optymalizacji, która zdecydowanie

4:11przyda Ci się szczególnie

4:12na etapie importowania danych do Airtabl

4:15bądź też modyfikowania istniejącej struktury tabel.

4:19I ostatni przykład, który dotyczy transformacji typów.

4:22Dotyczy sytuacji, w której jak widzisz mamy

4:24wartości oddzielane przecinkiem.

4:25W sytuacji, gdy zamienimy tą kolumnę na

4:28typ Multiple Select, poszczególne wartości zostaną potraktowane jako oddzielne tagi.

4:33Analogicznie też jeżeli cofniemy

4:35zmianę i zamienimy kolumnę na link to another record i ponownie powiążemy tutaj

4:40tabelę role to zostaną utworzone tutaj kolejne powiązania z wartościami uwzględniającym

4:46przecinek.

4:47Co prawda mogłoby się zdarzyć tak, że

4:49mielibyśmy tutaj wartość, w której przecinek

4:51musiałby zostać uwzględnione w nazwie.

4:53W takiej sytuacji, jeżeli nie chcemy

4:55rozdzielać poszczególnych wartości na oddzielne rekordy

4:59to wystarczy, że dodamy tutaj cudzysłów.

5:02W efekcie w momencie zamiany tego pola na linkowanie do oddzielnej tabeli.

5:06Otrzymamy pojedyncze

5:08powiązanie o nazwie zawierającej przecinek.

5:11No i teraz w temacie. Linkowania powiem Ci jeszcze o jednej

5:13rzeczy, o której do tej pory ni mówiłem, która na pierwszy rzut oka.

5:17Nie jest intuicyjna a

5:18jednocześnie jej świadomość otworzy przed Tobą nowe możliwości.

5:22Mianowicie, jeżeli utworzymy sobie nową kolumnę typu link to another record to jak

5:27widzisz mamy do dyspozycji nie tylko pozostałe tabele,

5:29ale również tabelę links.

5:31Oznacza to dokładnie tyle, że rekordy

5:33które znajdują się w dokładnie tej samej tabeli mogą linkować do siebie.

5:38W takiej sytuacji warto tutaj pamiętać tylko o jednej różnicy, która występuje

5:42pomiędzy linkowaniem w ramach jednej tabeli oraz w ramach wielu tabel.

5:46Mianowicie w przypadku linkowania pomiędzy

5:48różnymi tabelami mamy powiązania zarówno w jednej jak i drugiej tabeli.

5:52Dzięki temu możemy sprawdzić z którymi rekordami z tabeli Converting

5:56powiązane są rekordy z tabeli role.

5:59I tak samo możemy też przejść

6:00do tej drugiej tabeli i sprawdzić powiązanie w drugą stronę.

6:04Jednak w sytuacji, w której linkujemy

6:06rekordy znajdujące się w tej samej tabeli, powiązanie następuje tylko w jedną stronę.

6:11Oznacza to, że mam tutaj informację

6:13o tym, że Adam jest przyjacielem Grzegorza, ale już przy Grzegorzu nie mam

6:17informacji o tym, że Adam jest jego przyjacielem.

6:19Oczywiście mógłbym tutaj zadbać o to, aby

6:21stworzyć dodatkowe powiązanie i wtedy miałbym tą informację.

6:25Natomiast w tym celu

6:26muszę upewnić się,

6:28że ta kolumna pozwala na linkowanie do wielu rekordów,

6:31no i oczywiście już ręcznie muszę zadbać o

6:33to, aby linkować pomiędzy sobą rekordy w obie strony.

6:37Jeżeli w tym miejscu

6:38zastanawiasz się, dlaczego w ogóle jest Ci to potrzebne.

6:40No to odpowiedzią na to pytanie jest po prostu

6:43fakt, że w ramach jednego rekordu

6:45może interesować się informacja znajdująca się

6:47w drugim rekordzie, który pochodzi dokładnie z tej samej tabeli.

6:51Coś takiego może okazać się przydatne przy okazji

6:54budowania systemu

6:55zarządzania zadaniami, w którym jedno zadanie może zależeć od

6:58drugiego. Dzięki temu tworzysz pomiędzy

7:00nimi powiązania I masz wtedy

7:02jasną informację o tym, że np.

7:04do wykonania jednego zadania potrzebujesz zrealizować

7:07również drugie

7:08No i w ten o to sposób zbliżamy się już

7:10do końca tej lekcji. Natomiast na sam koniec chciałbym

7:12pokazać Ci jeszcze kilka skrótów klawiszowych.

7:15Które przyspieszą Twoją pracę bezpośrednio w Airtable.

7:18Pierwszy skrót to Command K bądź też

7:20Control K

7:21który umożliwi Ci szybkie przełączanie się pomiędzy bazami.

7:25Z kolei jeżeli dodatkowo przytrzymasz

7:27klawisz Shift, możliwe będzie przełączanie się

7:29pomiędzy widokami, ale nie tylko w ramach

7:31jednej tabeli, ale w ogóle w ramach całej bazy.

7:34Oznacza to, że bardzo

7:35łatwo mogę z tabeli links przejść do

7:37tabeli gallery, wskazując po prostu odpowiedni widok.

7:40I swoją drogą jest to kolejny powód do

7:42tego, aby odpowiednio nazywać nie tylko tabele,

7:45ale również widoki.

7:47W ten sposób nawigacja po bazie będzie po prostu zdecydowanie bardziej efektywna.

7:51No i ostatecznie

7:52masz do dyspozycji jeszcze skrót klawiszowy

7:54command F lub też Control F służący do

7:57odnajdywania informacji znajdujących się w aktualnie otwartej tabeli.

8:02Oczywiście zachęcam Cię również do tego, aby sprawdzić pozostałe skróty

8:05klawiszowe dostępne

8:06w Airtable, natomiast w tym miejscu omówiliśmy sobie te najważniejsze.

8:10Teraz już dziękuję

8:11Ci za uwagę i zapraszam Cię do kolejnych materiałów.

8:14Cześć!